Obowiązek pracodawcy
Pracodawca musi przechowywać akta osobowe pracownika. Obowiązek ten wynika z kodeksu pracy i ma charakter bezwzględny, oznacza to że jego nie spełnienie może skutkować nałożeniem na pracodawcę przez Państwową Inspekcję Pracy karę grzywny nawet do 30 tys. zł. Obowiązek ten stanowi kolejne źródła formalności dla pracodawcy zniechęcając tym samym do zatrudniania pracowników. Akta takie składają się z trzech część. W pierwszej cześć zwanej kartoteką A znajdują się dokumenty dotyczące obiegania się pracownika o pracę, dlatego znajdą się tam między innymi poprzednie świadectwa pracy, życiorys pracownika, podanie o zatrudnienie oraz inne dokumenty, które pracownik przedłożył pracodawcy w celu wykazania swojego doświadczenia oraz kwalifikacji zawodowych. Natomiast w części B znajdują się dokumenty związane z zatrudnieniem takie jak aneksy do umowy, wnioski urlopowe i inne podobne dokumenty, deklaracje oraz zaświadczenia. Cześć C zapełniona jest natomiast dopiero po ustaniu stosunku pracy, bowiem znajdują się tam oświadczenia o wypowiedzeniu, czy też rozwiązaniu stosunku pracy, świadectwa pracy oraz inne dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. Te akta powinny znajdować się w osobnej teczce, bądź segregatorze, podzielonym na trzy części. Całość powinna być przechowywana w zamkniętej na klucz lub szyfr szafce, tak aby nie miały dostępu do akt osobowych pracownika i pracodawcy osoby niepowołane.
Jak długo akta osobowe muszą być przechowywane?
Akta osobowe muszą być przechowywane przez okres aż 50 lat. Można oczywiście przechować te akta dłużej, jednak jest to minimalny okres którego nie zachowanie może prowadzić do nałożenia przez właściwe organy kary. Tak długi okres przechowywania akt wynika z tego, że pracownikowi przez ten okres mogą być potrzebne dokumenty w celu ustalenie uprawnień emerytalno-rentowych. Akta te może również przechowywać w imieniu pracodawcy biuro rachunkowe zajmujące się jego księgowością oraz obsługą kadrowo-płacową. Dodatkowo biuro takie zajmuje się przygotowywaniem wszelkich dokumentów związanych z zatrudnieniem. W przypadku natomiast gdy powstanie spór pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą który finał znajdzie w postępowaniu sądowym można powierzyć sprawę adwokatowi lub radcy prawnemu.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Przechowywanie dokumentacji jest również możliwe w wirtualnym biurze, nawet jeżeli nie korzystają państwo z usług biura rachunkowego. Jesteśmy dostępni i w naszych biurach w Jarosławiu, Przeworsku oraz Rzeszowie. Wystarczy zadzwonić lub napisać, aby uzyskać ofertę skrojoną na potrzeby Twojego biznesu oraz wzór umowy, który Ty również możesz zmodyfikować, zaproponować poprawki.
