Czym jest usługa wirtualnego biura

Nie istnieje jednak jedna definicja usługi wirtualnego biura. W wąskim znaczeniu, wirtualne biuro oznacza usługę polegającą na udostępnieniu adresu do rejestracji i korespondencji, jako alternatywa dla tradycyjnego wynajmu powierzchni biurowej. Definicja ta nie jest obecnie w pełni miarodajna, gdyż w ramach wirtualnego biura świadczy się także inne usługi, a przede wszystkim zapewnia fizyczny dostęp do lokalu.

Nie istnieje pełna definicja ustawowa usługi, jaką jest wirtualne biuro. Usługa ta ma dualny charakter, gdyż z jednej strony zawiera elementy właściwe dla najmu, a z drugiej strony dla usługi administracyjnej. Jeżeli chodzi o elementy najmu, to jest to na pewno udostępnienie adresu do rejestracji i korespondencji, a także możliwości fizycznego korzystania z lokalu. Jeżeli chodzi o usługi administracyjne, to wirtualne biuro zapewnia odbiór korespondencji. Trudno znaleźć ofertę wirtualnego biura, która nie zawierałaby w sobie odbioru korespondencji. Jest to absolutne minimum. Wirtualne biuro w Warszawie oferuje znacznie szerszy zakres usług. 

Definicja ustawowa wirtualnego biura

Można powiedzieć, że z dniem 13 lipca 2018 r., prawodawca sformułował definicję ustawową usługi wirtualnego biura. W ten dzień weszło bowiem w życie ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Oczywiście, ustawa ta nie posługuje się pojęciem „wirtualnego biura”, a reguluje działalność przedsiębiorców, którzy zgodnie z art. 2 pkt 16 ppkt 3 świadczą usługi w zakresie udostępniania adresu. 

Przepis art. 2 pkt 16 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu:

„przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców prowadzący działalność polegającą na: (...) zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej”

Zgodnie z tym przepisem zatem wirtualne biuro to usługa polegająca na zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Oczywiście usługa ta może być świadczona także dla osób fizycznych, jednak ze względu na cel ustawy (przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu) wskazana definicja odnosi się tylko do usług świadczonych na rzecz osób prawych i innych jednostek organizacyjnych.

Definicja ta stanowi transkrypcję przepisów prawa UE, a dokładnie art. 3 pkt 7 lit. c dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Ministerstwo Finansów w Komunikacie z dnia 3 października 2015 r. dokonało wykładni tej definicji, wskazując, że w jej przypadku chodzi wyłącznie o przedsiębiorstwa prowadzące m.in. działalność usługową związaną z administracyjną obsługą biur tzw. wirtualnych biur. Tym samym z kręgu podmiotów określonych we wskazanym przepisie wykluczyło osoby wynajmujące lokale użytkowe na zasadach tradycyjnych.

Ten zapis ustawy można odczytać jako pierwszą definicję wirtualnego biura, nie jest to oczywiście definicja pełna, ale jedyną ustawową.

Jak wiadomo, przez wiele lat możliwości korzystania z wirtualnego biura na potrzeby rejestracji siedziby firmy lub spółki, a tym bardziej jako miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, budziła wśród organów państwa oraz Sądów wątpliwości. W wysoko rozwiniętych krajach Europy, wirtualne biuro od zawsze było akceptowane, dlatego też taka definicja w przepisach prawa UE nie budzi zaskoczenia. Polska musi jeszcze wiele nadrobić w tym zakresie.

Wirtualne biuro, a urząd skarbowy

Jak wiadomo, przez wiele lat trwała batalia przed Urzędami Skarbowymi i Sądami w sprawie uznania możliwości rejestracji adresu siedziby zlokalizowanej w wirtualnym biurze na potrzeby NIP i VAT. Aktualnie sytuacja jest unormowana. Ważne jest to, aby znać praktykę organów podatkowych, a nie tylko orzecznictwo Sądów.

Jeżeli chodzi o orzecznictwo Sądów, to należy wymienić trzy kluczowe orzeczenia określające status wirtualnych biur w kontekście udostępnienia adresu do rejestracji siedziby i miejsca prowadzenia działalności gospodarczej:

Wyrok z dnia 14 marca 2013 r., wydany w sprawie o sygn. akt C-527/11 Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
W wyroku tym Sąd stanął na jednoznacznym stanowisku, że wirtualne biuro może stanowić nie tylko adres siedziby działalności gospodarczej, ale także miejsce jej prowadzenia. Sądy unijne nie mają i nie miały co do tego wątpliwości. Podobnie jak sądy krajowe państw Europy Zachodniej i USA. Spór odnośnie do statusu wirtualnych biur dotyczy przede wszystkim Polski oraz krajów byłego bloku wschodniego.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w dniu 13 listopada 2019 r., wydany w sprawie o sygn. akt I FSK 1363/17.

Tutaj Sąd przedstawił stanowisko niekorzystne z punktu widzenia przedsiębiorców, którzy jako miejsce prowadzenia działalności gospodarczej podali adres wirtualny na potrzeby rejestracji do VAT. Stanowisko Sądu jest jednak błędne, dlatego nawet organy podatkowe nie prezentują tak daleko idących poglądów, między innymi dlatego, że taki pogląd narażałby skarb państwa na miliardowe straty i to wyłącznie w imieniu nadinterpretacji prawa. Warto jednak zaznaczyć, że orzeczenie to dotyczy wyłącznie wirtualnych biur, które nie umożliwiają nawet potencjalnie fizycznego korzystania z lokalu swoim klientom.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 sierpnia 2014 r., wydany w sprawie o sygn. akt II FSK 3549/13.

Tutaj Sąd stanął po stronie przedsiębiorców, stwierdzając, że korzystanie z wirtualnego adresu nie jest podstawą do uchylenia numeru NIP przedsiębiorcy albo odmowy jego nadania.

Stanowisko organów podatkowych

Organy podatkowe jak najbardziej dopuszczają możliwość zarejestrowania firmy lub spółki w wirtualnym biurze. Krajowa Administracja Skarbowa wymaga jednak, aby w takiej sytuacji tytuł prawny do lokalu, tj. umowa podnajmu lub najmu, zawierała pewne elementy, które świadczą o tym, że usługa wirtualnego biura nie ogranicza się wyłącznie do wynajmu adresu. W związku z tym w umowie o wirtualne biuro należy podać:

• dokładną powierzchnię lokalu,
• wymienić elementy wyposażenia,
• zapewnić odbiór korespondencji,
• możliwość korzystanie z lokalu najemcy (może być pobierana z tego tytułu dodatkowa opłata),
• zgodę na podnajem lokalu w ramach wirtualnego biura (bez dostępu do kluczy), jeżeli podmiot oferujący usługę wirtualnego biura nie jest właścicielem lokalu.

Ponadto, niektóre rodzaje działalności nie mogą korzystać z wirtualnego biura jako adresu prowadzenia tej działalności. Dla przykładu, jeżeli prowadzisz stacjonarny sklep lub zakład fryzjerski, to miejscem prowadzenia działalności będzie miejsce, w którym świadczysz usługi lub sprzedajesz produkty. Ten adres trzeba podać jako miejsce prowadzenia działalności w formularzu VAT-R. Urzędy Skarbowe dokładnie sprawdzają zawarte umowy o wynajem wirtualnego adresu. Brak właściwego sformułowania umowy może prowadzić do wielu problemów. Ponadto, bardzo często Urząd Skarbowy wymaga wyjaśnień, w zakresie tego, na czym będzie polegać działalność gospodarcza i w jaki sposób przedsiębiorca będzie korzystał z wirtualnego biura. Jest to rutynowa procedura, dlatego nie ma się czego obawiać. Urząd skarbowy weryfikuje też czy przedsiębiorca regularnie uiszcza opłaty za wynajem wirtualnego biura. Jeżeli takie opłaty nie są wnoszone może to stwarzać potencjalne ryzyko nadużyć, dlatego też organy podatkowe muszą przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.

Pełnomocnictwo pocztowe i do doręczeń w wirtualnym biurze

Zgodnie z art. 38 Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, adresat przesyłki może udzielić pełnomocnictwa pocztowego do jej odbioru. Pełnomocnictwo pocztowe może uprawniać do odbioru wszystkich lub wybranych przesyłek. Decydując się na skorzystanie z usługi wirtualnego biura w Warszawie, warto zastanowić się nad udzieleniem pełnomocnictwa pocztowego. Co prawda, co do zasady nie ma problemów z odbiorem korespondencji, w tym poleconej i sądowej przez pracownika wirtualnego biura jako osoby czynnej w lokalu przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 97 kodeksu cywilnego, jednak dla 100% pewności, że listonosz wyda każdy list, nawet wysłany w toku postępowania sądowego, warto udzielić takiego pełnomocnictwa. Można to zrobić w dowolnej placówce pocztowej, nie trzeba w tym celu specjalnie przyjeżdżać do placówki pocztowej, która obsługuje wirtualne biuro, co jest dużym udogodnieniem. W przypadku gdy listonosz nie wyda listu, zostawi awizo, a wówczas będzie można odebrać niewydaną przesyłkę w placówce pocztowej w terminie 14 dni. Ogólnie w doktrynie i orzecznictwie panuje spór co do tego, czy zwykłe pisemne pełnomocnictwo nie jest wystarczające do odbierania korespondencji. Poczta wymaga pełnomocnictwa pocztowego, które można uzyskać tylko na poczcie, gdyż podpis mocodawcy potwierdza pracownik poczty. Jest to praktyka spójna z obowiązującymi przepisami prawa, jednak lepiej zrealizować ten obowiązek, aby uniknąć niepotrzebnych sporów.

Zgoda na podnajem lokalu

Firma zajmująca się wirtualnym biurem powinna posiadać zgodę na podnajem lokalu, który udostępnia, jeżeli nie jest jego właścicielem. Co prawda przepisy kodeksu cywilnego nie wymagają dla skuteczności umowy podnajmu wyrażenia zgody przez Wynajmującego, jednak organy podatkowe tak. Zgoda na podnajem może być udzielona w umowie wynajmu lub też odrębnym dokumencie. Wirtualne biuro to usługa specyficzna, w ramach której najemca może korzystać z lokalu tylko pod nadzorem podnajemcy, a więc najemca nie posiada kluczy do lokalu. Niemniej jednak, zgoda na podnajem jest wymagana, a jej brak może uniemożliwić rejestrację do VAT podmiotów, których siedziba znajduje się w wirtualnym biurze, ewentualnie uchylenie numeru NIP. Warto zweryfikować, czy podmiot oferujący usługę wirtualnego biura posiada taką zgodę. Dla samego wynajmującego nie jest to większym problemem, gdyż podnajem w ramach wirtualnego biura znacznie różni się od tradycyjnego wynajmu. Osoba korzystająca z wirtualnego biura nie dysponuje kluczami do lokalu, więc w żaden sposób nie może naruszyć interesów wynajmującego.

Wirtualne biuro, a KRS

Jeżeli chodzi o Krajowy Rejestr Sądowy, to Sąd nie weryfikuje podanego na potrzeby rejestracji lub zmiany danych adresu siedziby spółki lub innego podmiotu wpisanego do rejestru. Jeszcze kilkanaście lat temu powszechną praktyką było dołączanie do wniosku o wpis lub zmianę wpisu do rejestru w zakresie adresu siedziby dokumentu potwierdzającego tytuł do lokalu, np. umowy najmu. Aktualnie dołączenie takiego dokumentu jest zbędne, gdyż Sąd w postępowaniu rejestrowym nie bada, czy wnioskodawca dysponuje tytułem prawnym do lokalu. Nie oznacza to, że można podać fikcyjny adres lub taki, do którego nie mamy prawa. W sytuacji, gdy osoba zainteresowana, np. właściciel lokalu, dowie się o fakcie używania adresu bez jego zgody, ma prawo zawiadomić Krajowy Rejestr Sądowy, żądając usunięcia fałszywych danych. Niemniej jednak i w tym przypadku Sąd rejestrowy zleca dokonanie stosownych czynności wyjaśniających Urzędowi Skarbowemu. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy chcesz dokonać zmiany danych siedziby, czy też wpisać podmiot do rejestru, to Urząd Skarbowy ustali, czy posiadasz tytuł prawny do lokalu. Z uwagi na ten fakt, wirtualne biuro, w tym nasze wirtualne biuro w Warszawie, nie wymaga zawarcia umowy podnajmu w ramach usługi wirtualnego biura przed zarejestrowaniem spółki lub innego podmiotu, dla którego właściwym rejestrem jest KRS. Umowę można na spokojnie podpisać po rejestracji spółki, fundacji lub stowarzyszenia. Niezwłocznie po rejestracji podmiotu w KRS należy skontaktować się z wirtualnym biurem, w celu podpisania umowy. Przed zamiarem rejestracji należy natomiast poinformować wybrane wirtualne biuro, że zamierza się skorzystać z ich adresu oraz uzyskać draft umowy. Wirtualne biuro powinno wyrazić zgodę na użycie adresu, w przeciwnym przypadku posługiwanie się nim jest bezprawne. Można też zawrzeć umowę o wirtualne biuro, np. w Warszawie ze spółką z o.o. w organizacji albo z samymi, przyszłymi wspólnikami, jednak znacznie lepszym rozwiązaniem jest podpisanie umowy po jej zarejestrowaniu. Taką praktykę stosuje większość firm dostarczających wirtualne biuro w Warszawie, w tym nasza. To rozwiązanie pozwala na przyspieszenie procesu rejestracji spółki lub innej organizacji.

Wirtualne biuro, a Rejestr Działalności na Rzecz Spółek i Trustów

Rejestr Działalności na Rzecz Spółek i Trustów

Na podstawie nowelizacji ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, z dniem 31 października 2021 uruchomiono Rejestr Działalności na Rzecz Spółek i Trustów. Rejestr ten jest prowadzony zgodnie z ww. ustawą przez Ministra Finansów. Minister delegował jednak zadania wynikające z prowadzenia tego rejestru na rzecz Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach. Co ważne, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach prowadzi jeden, ogólnopolski rejestr Działalności na Rzecz Spółek i Trustów. W tej publikacji skupimy się wyłącznie na jednej kategorii podmiotów zobowiązanych do uzyskania wpisu w tym rejestrze, a mianowicie wirtualnych biur. Zgodnie z art. 129a w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 16 wskazanej ustawy, przedsiębiorcy świadczący usługi udostępniania adresu na rzecz osób prawnych i jednostek organizacyjnych są zobowiązani do uzyskania wpisu w tym rejestrze. Można więc powiedzieć, że nie każde wirtualne biuro musi posiadać wpis w rejestrze, gdyż wirtualne biuro świadczące usługi wyłącznie na rzecz osób fizycznych, które prowadzą lub nie działalności gospodarczą, nie są objęte tymże przepisem. Trudno sobie jednak wyobrazić, aby wirtualne biuro zamykało się na klientów będących osobami prawnymi, jest to z ekonomicznego punktu widzenia pozbawione sensu. Dlatego właśnie w praktyce każde wirtualne biuro musi posiadać wpis w rejestrze, oczywiście jeżeli świadczy takie usługi bezpośrednio (nie jest tylko pośrednikiem, z którym klient nie zawiera umowy). Powstaje pytanie, czy wpis do rejestru muszą też uzyskać podmioty świadczące usługę biura serwisowanego lub wynajmu sal. W pierwszym przypadku odpowiedź jest zdecydowanie twierdząca, biuro serwisowane to nie zwykły najem, ale najem połączony z usługą administracyjną. Biuro serwisowane to pewna forma wirtualnego biura, w którym klient ma dostęp do lokalu na wyłączność, a dodatkowo ma zapewnione inne dodatkowe usługi, związane z utrzymaniem lokalu i obsługą administracyjną. W przypadku wynajmu sal, obowiązek wpisu w wskazanym rejestrze nie istnieje, podmioty, które oferują wyłącznie takie usługi, nie udostępniają bowiem adresu, a lokal na godziny lub dni.

Wpis do Rejestru Działalności na Rzecz Spółek i Trustów – wymogi

Każdy podmiot, który chce świadczyć usługi wirtualnego biura powstały po 31 października 2021 r., musi uzyskać wpis w rejestrze zanim rzeczywiście rozpocznie świadczenie usług, w zakresie udostępniania adresu. W przypadku firm i spółek, które już takie usługi świadczyły przed tą datą, przewidziano okres przejściowy, zgodnie z którym podmioty te nadal mogą świadczyć usługi bez wpisu do rejestru do dnia 31 kwietnia 2022 r.

Samo uzyskanie wpisu nie jest zadaniem trudnym, należy jednak spełnić określone w ustawie wymogi, a więc posiadać wiedzę i doświadczenie w zakresie świadczenia usług udostępniania adresu do rejestracji, miejsca prowadzenia działalności czy korespondencji, ewentualnie świadczenia usług pokrewnych związanych z tymi usługami na rzecz jednostek organizacyjnych. Wymóg taki uważa się za spełniony, jeżeli osoba, która ubiega się o wpis posiada przynajmniej roczne doświadczenie, w zakresie świadczenia ww. usług albo ukończyła specjalistyczny kurs i szkolenie. Warto zauważyć, że do wniosku o wpis nie trzeba dołączać dokumentów potwierdzających staż zawodowy lub ukończenie kursu albo szkolenia. Wystarczy samo oświadczenie zainteresowanego, które jest jednak składane pod rygorem odpowiedzialności karnej. Ponadto osoba ubiegająca się o wpis musi spełnić wymóg niekaralności za niektóre przestępstwa. Nie chodzi tutaj o każde przestępstwo, a jedynie przestępstwo finansowania terroryzmu, umyślne przestępstwo przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wymiarowi sprawiedliwości, przeciwko wiarygodności dokumentów, przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym, przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej lub umyślne przestępstwo skarbowe. Podobnie jak w przypadku wymogu doświadczenia lub wiedzy, nie jest konieczne przedłożenie dokumentów potwierdzających fakt niekaralności za wskazane przestępstwa, np. zaświadczenia o niekaralności, ale wystarczy na poprzestaniu na oświadczeniu samego zainteresowanego. W przypadku wątpliwości co do spełnienia wymogów ustawowych, organ rejestrowy może jednak wezwać do przedłożenia takich dokumentów. Wskazane wymogi musi spełnić osoba fizyczna, która chce prowadzić działalność w zakresie wirtualnego biura, a w przypadku spółek kapitałowych członkowie jej zarządu. Jeżeli o wpis ubiega się natomiast spółka osobowa, to wymóg musi spełnić jej zarząd (w spółce partnerskiej) oraz wszyscy wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki lub prowadzenia jej spraw (wspólnicy spółek jawnych, komplementariusz). Ustawa nie wymaga, aby wymogi te były spełnione przez prokurenta, jednak z praktyki wynika, że organ prowadzący rejestr stoi na stanowisku, że do wniosku należy dołączyć także oświadczenia prokurenta o spełnieniu wskazanych wymogów.

Wirtualne biuro w przepisy AML

Wirtualne biuro jako instytucja obowiązania w rozumieniu przepisów AML

Jak wiadomo, z dniem 13 lipca 2021 r. obowiązuje ustawa o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Zgodnie z tą ustawą, a dokładnie art. 2 pkt 16 ppkt 3, podmioty świadczące usługi wirtualnego biura opisane w ustawie jako „zapewnianie siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej" posiadają status instytucji obowiązanej w rozumieniu przepisów tej ustawy. Na instytucje obowiązane jest nakładany szereg obowiązków, w zakresie stosowania środków bezpieczeństwa, które w swoim założeniu mają przeciwdziałać praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Ustawodawca zamiast nałożyć takie obowiązki na organy państwa, które posiadają wystarczające zasoby oraz dysponują środkami przymusu, obciążył tymi obowiązkami zwykłych przedsiębiorców. Z punktu widzenia przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, rozwiązanie takie jest w sposób oczywisty nieefektywne, a gospodarczo obciążające. Najbardziej dotyka to małe i średnie firmy, które muszą stosować te same środki, co banki. Nie możemy jednak na to nic poradzić. Takie już jest prawo.

Identyfikacja Klienta

W zakresie obowiązków wynikających z przepisów AML, wirtualne biuro jak każda instytucja obowiązana musi ustalić i zweryfikować tożsamość klienta. Ustalenie tożsamości polega na zebraniu danych osobowych klienta, takich jak numer w odpowiednim rejestrze, adres, a w przypadku podmiotów zagranicznych także zasady reprezentacji (w przypadku polskich organizacji, informacje te są dostępne powszechnie w KRS). Instytucja obowiązana musi też ustalić dokładne dane beneficjentów rzeczywistych klienta, czyli osób, które sprawują nad nimi rzeczywistą kontrolę, w przypadku spółki z o.o. będą to co do zasady wspólnicy posiadający co najmniej 25% udziałów. Instytucja obowiązana powinna ustalić obywatelstwo, numer PESEL lub datę urodzenia oraz adres zamieszkania wszystkich beneficjentów rzeczywistych. W praktyce, w tym celu musi otrzymać od klienta oświadczenia. Instytucja obowiązana powinna też ustalić, czy beneficjenci rzeczywiści zajmują eksponowane stanowiska polityczne, np. premiera, ministra, a w tym celu zwrócić się do klienta o przedłożenie podpisanych przez beneficjentów oświadczeń.

Ustalenie danych beneficjentów rzeczywistych, a CRBR

Warto tutaj zaznaczyć, że zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych klienta do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych nie zwalnia instytucji obowiązanej z ustalenia danych beneficjentów rzeczywistych przez instytucję obowiązaną zgodnie bowiem z art. 37 ww. ustawy, instytucje obowiązane, stosując środek bezpieczeństwa finansowego, o którym mowa w art. 34 ust. 1 pkt 2, nie polegają wyłącznie na informacjach pochodzących z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych lub rejestru, o którym mowa w art. 30 lub art. 31 dyrektywy 2015/849, prowadzonego we właściwym państwie członkowskim. Instytucja obowiązana musi odebrać stosowne oświadczenia w tym zakresie od klienta i porównać z danymi zawartymi w CRBR. W sytuacji, gdy klient nie zgłosił danych beneficjentów rzeczywistych, instytucja obowiązana powinna odmówić nawiązania współpracy, dopóki dane te nie zostaną zgłoszone.

Ustalenie danych osoby podpisującej umowę

W przypadku beneficjentów rzeczywistych nie jest wymagane ustalenie numeru dokumentu tożsamości. Inaczej jest w zakresie ustalenia danych osób zawierających umowę o wirtualne biuro. W tym przypadku, oprócz imienia i nazwiska, numeru PESEL, względnie daty urodzenia należy ustalić także rodzaj, serię i numer dowodu tożsamości. Dokumentem takim może być dowód osobisty, paszport, ewentualnie karta pobytu. Nie jest takim dokumentem prawo jazdy.

Weryfikacja tożsamości Klienta

Po ustaleniu danych klienta, beneficjentów rzeczywistych oraz osoby działającej w imieniu klienta konieczna jest jeszcze weryfikacja tożsamości klienta. Można tego dokonać poprzez weryfikację dokumentu tożsamości. W tych ramach nie wystarczy ogólne zapoznanie się z dokumentem, ale dokładne zbadanie, czy dokument ten jest autentyczny i czy należy do osoby, która się nim posługuje. W przypadku dowodu osobistego istnieje możliwość weryfikacji autentyczności warstwy elektronicznej dokumentu dzięki aplikacji obywatel. Istnieje także możliwość weryfikacji tożsamości klienta na odległość, jednak w tym przypadku należy zastosować dodatkowe środki bezpieczeństwa, przede wszystkim dokonać weryfikacji tożsamości za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub też innych środków identyfikacji elektronicznej lub z odpowiednich usług zaufania określonych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE – skrócona nazwa Rozporządzenia eIDAS 910/2014. Wymogi takie spełnia między innymi polski profil zaufany oraz osobisty, który zgodnie z notyfikacją Publicznego Schematu Identyfikacji elektronicznej z dnia 19.04.2023 r. opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej OJ 2023/C 136/02 jest zgodny nie tylko z wskazanym rozporządzeniem, ale także Rozporządzeniami wykonawczymi Komisji (UE) 2015/1502 i 2015/1501. Oznacza to, że instytucje obowiązane takie jak wirtualne biura mogą stosować profil zaufany lub profil osobisty do weryfikacji tożsamości osób działających w imieniu klienta, bez konieczności fizycznej obecności Klienta. Umożliwia to podpisywanie umów na odległość bez stosowania innych, znacznie mniej skutecznych, a mniej wygodnych dla klienta środków bezpieczeństwa finansowego.

Ocena ryzyka

Może to zabrzmi nieco kuriozalnie, ale wirtualne biuro przed podpisaniem umowy musi określić jakie jest ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu przez tego Klienta. Takie są wymogi ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Każda instytucja zobowiązana musi opracować procedurę wewnętrzną oraz indywidualną ocenę ryzyka. Dokumenty te stanowią regulację, które muszą być przestrzegane przy nawiązywaniu współpracy z nowym Klientem. W ocenie ryzyka instytucja zobowiązana określa zasady stopniowania ryzyka biorąc pod uwagę wszystkie dotychczasowe czynniki, takie jak państwo pochodzenia, rodzaj świadczonych usług. Przy dokonywaniu oceny ryzyka dla danego Klienta pomocne jest dedykowane oprogramowanie. Nasze wirtualne biuro korzysta z narzędzi informatycznych, które pozwalają na automatyzację procesu analizy ryzyka. Weryfikujemy także czy Klient, osoby działające w jego imieniu lub beneficjenci rzeczywiści nie znajdują się na listach sankcyjnych. Jak widać nawiązywanie współpracy z nowym Klientem wymaga od wirtualnego biura spełnienia wielu wymogów. Staramy się jednak, aby Klient wirtualnego biura był jak najmniej zaangażowany czasowo w ten proces.

Wirtualne biuro, a AML. Co musi wiedzieć Klient?

Jak wcześniej wspomniano, podmioty dostarczające usługę wirtualnego biura posiadają status instytucji obowiązanej. Dla Klienta ważne powinno być tylko to, że musimy ustalić jego dane osobowe i to takie w zakresie serii i numeru dokumentu tożsamości. Podstawową przesłanką zadania tych danych osobowych jest ustawa o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Warto jednak wskazać, że jako instytucja zobowiązana staramy się stosować środki adekwatne do ustalonego ryzyka prania brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu. Przeważnie nie ma potrzeby, aby wykonywać kopie dowodu tożsamości, skoro możemy ustalić zweryfikować tożsamość Klienta w inny sposób, za pomocą aplikacji Obywatel lub profilu zaufanego. Takie metody są dopuszczalne i wystarczające na gruncie przepisów AML, jednocześnie minimalizują zakres przetwarzanych danych osobowych. Co innym jest bowiem ustalenie serii i numeru dowodu, a czym innym wykonanie jego kopii, co powinno być ostatecznością, a więc środkiem bezpieczeństwa realizowanym, gdy inne, znacznie skuteczniejsze i w mniejszy sposób dotykające kwestii danych osobowych środki bezpieczeństwa nie mogą być stosowane, lub ze względu na podwyższone ryzyko nie są wystarczające.