Obowiązek przechowywania dokumentacji
Przedsiębiorcy bardzo często są zobowiązani do przechowywania różnego rodzaju dokumentacji. Chodzi tutaj zarówno o dokumenty związane z prowadzeniem księgowości jak i obsługi kadrowo-płacowej pracowników. Dodatkowo podmioty gospodarcze przechowują również dokumentacją przydatną do prowadzenia działalności gospodarczej stanowiącą pewnego rodzaju know-how. Dla przykładu przedsiębiorstwo zajmujące się projektowaniem domów i innych budynków przechowuje te projekty. Nie zawsze możliwe jest przechowywanie takich dokumentów biurze firmy lub w domu. Bardzo często przedsiębiorcy poszukują podmiotu zewnętrznego, który będzie się zajmować wykonywaniem czynności z tego zakresu. W wirtualnym biurze dostępne są bardzo pojemne szafki, które są w sposób należyty zabezpieczone przed uzyskaniem dostępu do nich przez osoby nieupoważnione.
Archiwizacja w wirtualnym biurze
W naszym wirtualnym biurze wszelkie archiwizowane dokumenty są pod stałą kontrolą. Podmiot który zleci nam ich przechowywanie ma cały czas do nich dostęp. Na życzenie Klienta możemy zeskanować i przesłać mu na pocztę wybrane dokumenty lub tomy. Dzięki takiemu rozwiązaniu Klient z naszych usług otrzymuje dostęp do przechowywanej dokumentacji gdziekolwiek tylko się znajduje. W ramach naszej oferty istnieje także możliwość segregowania i porządkowania akt według instrukcji Klienta. Pozwala to na szybkie odnalezienie poszukiwanej dokumentacji, a bardzo często umożliwia również ograniczenie powierzchni magazynowej, którą ona zajmuje. Po uporządkowaniu akt wszystkie dokumenty bardzo łatwo znaleźć co generuje bardzo duże oszczędności czasu oraz jest wyjątkowo funkcjonalne.
Skanowanie dokumentacji skierowanej do archiwum przedsiębiorcy
Co do zasady wszelkie dokumenty przekazane do archiwum powinny zostać zeskanowane. Skany dokumentów w przypadku gdy ich objętość jest duża mogą być przekazane Klientowi na nośniku informatycznym takim jak płyta dvd lub też przenośna pamięć usb. W przypadku utraty dokumentacji w firmie papierowej z powodu zajścia wypadku losowego dokumenty te można wydrukować ponownie, aby ustalić ich rzeczywistą treść. Dla jeszcze większego zabezpieczenia informacji istnieje możliwość wykonania kopii zapasowej i umieszczenie jej w chmurze internetowej. Czynności takie wykonywane są przez pracowników wirtualnego biura za dodatkową oplata.
Obsługa korespondencji w wirtualnym biurze
Nasza firma zajmuje się przede wszystkim obsługą korespondencji dlatego nasza ofertą obejmuje także przechowywanie dokumentacji. Jeżeli jesteś zainteresowany naszą ofertą możesz umówić spotkanie w jednym z naszych biur w Przeworsku, Jarosławiu lub Rzeszowie.
