Jak założyć wirtualne biuro?

Wybór formy prowadzenia działalności

Wirtualne biuro można prowadzić w każdej formie, zarówno w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej, czy też spółki handlowej. Najczęściej wirtualne biura prowadzone są w formie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Są to spółki handlowe, które posiadają osobowość prawną.

Wpis do właściwej ewidencji lub rejestru

W przypadku prowadzenia działalności w formie indywidualnej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej konieczne jest uzyskanie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W przypadku założenia spółki prawa handlowego konieczne jest natomiast uzyskanie wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wpis w CEIDG jest bezpłatny, natomiast koszt wpisu w KRS wynosi 600 zł, chyba, że spółka jest zawiązana w systemie s-24 to wówczas opłaty są niższe i wynoszą 350 zł.

Uzyskanie wpisu w rejestrze działalności regulowanej

Prowadzenie działalności polegającej na świadczenie usług wirtualnego biura wymaga wpisu do rejestru działalności regulowanej. Rejestr ten prowadzi Minister Finansów. Wpis do tego rejestru podlega opłacie skarbowej w kwocie 616 zł i dokonywany jest w terminie 14 dni od przesłania kompletnego wniosku. Wniosek zgłasza się elektronicznie i odpisuje środkami identyfikacji elektronicznej takimi jak kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany. Warunkiem uzyskania wpisu jest posiadanie wiedzy lub doświadczenia koniecznych do prowadzenia tego rodzaju działalności gospodarczej. Przedsiębiorca składa oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej, że taką wiedzę lub doświadczenie posiada. Warunek uznaje się za spełniony, gdy przedsiębiorca ukończył specjalistyczny kurs lub, gdy posiada doświadczenie w prowadzeniu tego rodzaju działalności gospodarczej nie krótsze niż rok.

Wniosek o wpis do tego rejestru znajdziesz pod tym adresem:

https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/przedsiebiorczosc/prowadzenie-i-zakladanie-dzialalnosci-gospodarczej/rejestr-dzialalnosci-na-rzecz-spolek-lub-trustow

Spełnienie wymogów AML

Świadczenie usług polegających na prowadzeniu wirtualnego biura podlega przepisom ustawy o przeciwdziałaniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu. Przedsiębiorca, który chce prowadzić tego rodzaju działalność musi zatem opracować procedurę wewnętrzną spełniającą wymogi ustawy oraz ocenę ryzyka. W celu badania stopnia ryzyka kontrahentów zalecenie jest wykupienie licencji na oprogramowanie, które dokonuje automatycznej oceny ryzyka kontrahentów oraz weryfikuje ich dane, w tym okoliczność, czy znajdują się na listach sankcyjnych lub listach ostrzeżeń KNF.

Wynajem lokalu

Po spełnieniu wymaganych prawem formalności przedsiębiorca może wynająć lokal na potrzeby wirtualnego biura. Warto pamiętać, że umowa najmu powinna zezwalać na podnajem lokalu w ramach prowadzenia wirtualnego biura. Co prawda nie wpływa to na ważność umowy podnajmu, ale wymagają tego urzędy skarbowe. Samo biuro należy wyposażyć w niezbędny sprzęt biurowy i oprogramowanie. 

Zatrudnienie pracowników

Wirtualne biura musi być obsługiwane przez odpowiednio wykwalifikowany personel, który będzie świadczył usługi administracyjne.

Chcesz skorzystać z usług wirtualnego biura?

Napisz do nas lub zadzwoń. Przygotujemy dla Ciebie ofertę która Cię zainteresuje. Dane kontaktowe znajdziesz tutaj.