Obowiązek posiadania tytułu prawnego do lokalu siedziby

Zgodnie z art. 17 ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy przedsiębiorca wpisany do CEIDG jest obowiązany posiadać tytuł prawny do nieruchomości, których adresy, zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 6, podlegają wpisowi.

Czy do CEIDG i KRS należy przesłać umowę najmu?

Nie, podmioty zarejestrowane w CEIDG i KRS nie muszą przesyłać organowi prowadzącymi ten rejestr umów najmu/podnajmu, ani przedstawiać innego tytułu do lokalu (np. odpisu z księgi wieczystej). Dopiero na wezwanie Ministra właściwego do spraw Gospodarki w przypadku  CEIDG i Sądu Rejestrowego lub Urzędu Skarbowego w przypadku KRS należy udokumentować posiadanie tytułu do lokalu siedziby, np. w postaci umowy najmu. W praktyce Sąd lub Minister właściwy do spraw Gospodarki podejmuje działania weryfikacyjne po zawiadomieniu np. właściciela lokalu o bezprawnym użyciu adresu.

Kto weryfikuje posiadanie umowę najmu lokalu?

Każdorazowo posiadanie tytułu prawnego do lokalu siedziby przedsiębiorcy jest weryfikowane przez właściwy Urząd Skarbowy. W praktyce Urząd skarbowy wymaga przesłania kopii dokumentu potwierdzającego prawo własności lub zawarcie umowy najmu. W przypadku braku takiego tytułu prawnego Urząd Skarbowy uchyla przedsiębiorcy numer NIP oraz zawiadamia właściwy organ rejestrowy, tj. Ministra właściwego ds. Gospodarki lub Sad rejestrowy. Sąd rejestrowy wszczyna także postępowanie przymuszające, którego celem jest ujawnienie właściwego adresu spółki w ramach którego nakłada na członków organu reprezentacji, np. zarządu kary pieniężne zwykle w kwocie 10 tys. zł. Kary te są ponawianie, aż do momentu gdy osoby uprawnione złożą wniosek o zmianę adresu spółki.

Odszkodowanie za bezprawne korzystanie z adresu

Podmiotowi udostępniającemu adres przysługuje odszkodowanie za bezprawne użycie adresu. Wirtualne biura zwykle uzależniają zawarcie umowy podnajmu po bezprawnym użyciu adresu od zapłaty jednorazowego odszkodowania, zwykle w kwocie kilkuset złotych.

Zgłoszenie bezprawnego użycia adresu?

Jeżeli ktoś bezprawnie używa Twojego adresu, w celu zgłoszenia w KRS lub CEIDG należy zawiadomić o tym fakcie odpowiednio Sąd rejestrowy lub Ministra właściwego ds. Gospodarki. Organy te mają obowiązek podjęcia działań, w celu usunięcia z rejestru/ewidencji adresów, do których przedsiębiorcy nie posiadają tytułu prawnego. Ponadto poszkodowana osoba ma prawo domagać się odszkodowania za bezumowne korzystanie z adresu.

Użycie adresu przed rejestracją spółki

Jeżeli przedsiębiorca chce użyć adresu do rejestracji spółki zwykle wirtualne biura, w tym w Krakowie, czy w Rzeszowie wyrażają zgodę na życie tego adresu w celu rejestracji po podaniu nazwy spółki, a także imion i nazwisk wspólników i członków zarządu, a umowa jest zawierana dopiero po rejestracji podmiotu. Taka procedura jest prosta, szybka i praktyczna. Po rejestracji spółki podmiot, który użył adresy musi niezwłocznie zawiadomić o tym wirtualne biuro. Zaniechanie tego zawiadomienie może spowodować nałożenie kary umownej. Nie warto bezprawnie używać adresu, gdyż informację o tym, jaki przedsiębiorca jest zarejestrowany pod wskazanym adresem można sprawdzić w rejestrze GUS, dlatego pracownicy wirtualnego biura na bieżąco ustalają dane przedsiębiorców bezprawnie używających adresu.