Biuro zakładania i rejestracji spółek w Krakowie

Dlaczego musisz zgłosić zmianę danych Twojej spółki do KRS?

Taki masz obowiązek.

Po pierwsze brak aktualizacji danych w KRS może spowodować, że Sąd rejestrowy zdecyduje o wszczęciu postępowania przymuszającego. W postępowaniu tym Sąd będzie nakładał na członków zarządu jako osoby fizyczne kary pieniężne, tak aby skłonić ich do realizacji obowiązku zgłoszenia wniosku aktualizacyjnego do KRS.

Po drugie aktualizacja zmian w KRS leży w Twoim interesie ekonomicznym. Twoi kontrahenci i Klienci powinni wiedzieć jakie są aktualne dane Twojej spółki, kto zasiada w jej zarządzie oraz czy posiada ona prokurentów.

Jak przygotować potrzebne dokumenty?

Formularze elektroniczne służące do składania wniosku o zmianę wpisu w KRS są dostępne w Internecie w systemie s24 oraz Portalu Rejestrów Sądowych. Wystarczy wybrać rodzaj zmiany jaka Cię interesuje oraz wpisać dane spółki i wszystkie formularze zostaną wygenerowane automatycznie. Oczywiście będziesz musiał je wypełnić oraz załączyć obligatoryjne załączniki. Systemy te są częściowo intuicyjne, jednak nadal zdarzają się problemy techniczne. Możesz skorzystać ze wsparcia naszych konsultantów pod numerami + 726 066 462 lub + 724 046 783. Istnieje możliwość udzielenia pomocy zdalnej także przez wirtualny lub zdalny pulpit.  Infolinia s24 oraz PRS jest zwykle mocno obciążona dlatego jeżeli chcesz szybko otrzymać doraźną pomoc najlepiej skonsultuj się z zewnętrznym konsultantem technicznym działającym na zasadach komercyjnych.

Jakie zdarzenia wymagają aktualizacji wpisu KRS

Złożenia wniosku o aktualizację wpisu w KRS wymagają takie zdarzenia takie jak:

• powołanie lub odwołanie członka zarządu labo prokurenta,
• każda zmiana umowy spółki,
• zmiana adresu siedziby spółki, 
• podwyższenie kapitału zakładowego,
• sprzedaż udziałów w spółce.

Powołanie lub odwołanie członka zarządu

Członek zarządu może być w każdej chwili odwołany przez wspólników spółki, nawet bez jakiegokolwiek powodu. Oczywiście, w przypadku gdy członek zarządu wykonuje swoje obowiązki na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej umowa ta nie wygasa automatycznie z odwołaniem. Po odwołaniu członka zarządu wspólnicy muszą powołać nowego, jeżeli był to jedyny członek zarządu. Spółka nie może działać bez zarządu, dlatego jeżeli wspólnicy nie wywiążą się z tego obowiązku organ rejestrowy będzie musiał wszcząć postępowanie przymuszające. Nie można również zapomnieć o tym, że nowy członek zarządu musi wyrazić zgodę na pełnienie funkcji oraz posiadać pełną zdolność do czynności prawnych, a także nie być karany za niektóre przestępstwa. Warto to sprawdzić przed podjęciem uchwały, gdyż powołanie na stanowisko członka zarządu osoby, która nie spełnia tych wymagań jest nieskuteczne, a więc wniosek zostanie oddalony, a opłata sadowa przepadnie w całości. We wniosku o zgłoszenie danych nowego członka zarządu należy wpisać jego numer PESEL, a jeżeli go nie posiada numer i serię dokumentu tożsamości. Warto przed przygotowaniem zgłoszenia przygotować te dane.

Zmiana adres siedziby spółki

Jeżeli w umowie podałeś tylko nazwę miasta, w którym będzie się znajdować siedziba Twojej spółki jeżeli chcesz zmienić adres siedziby spółki w obrębie tego samego miasta nie musisz zmieniać umowy. Do zmiany adresu spółki wystarczająca jest uchwała zarządu, na podstawowej której adres siedziby spółki zostanie przeniesiony. Jest to spore udogodnienie. gdyż zmiana spółki zwłaszcza w formie aktu notarialnego łączy się ze sporymi kosztami. Możesz także przenieść siedzibę do wirtualnego biura Kraków.

Podwyższenie kapitału zakładowego

Podwyższenie kapitału zakładowego to operacja, która najczęściej jest umotywowana zamiarem polepszenia zdolności kredytowej lub uwiarygodnieniem w oczach kontrahentów. Podwyższenie kapitału zakładowego polega na tym, że nowi wspólnicy obejmują udziału w podwyższonym kapitale zakładowym lub też zwiększa się wartość lub liczba lub wartość udziałów przysługujących dotychczasowym wspólnikom spółki. 

Sprzedaż udziałów w spółce

Do zgłoszenia aktualizacyjnego należy dołączyć kopię umowę w wersji papierowej z podpisem notarialnie poświadczonym. W terminie 3 dni od złożenia wniosku należy przesłać do Sądu oryginał tej umowy. Podpis pod tą umową może być poświadczony przez polskiego lub zagranicznego notariusza. W tym drugim przypadku wymagana jest jednak legalizacja dokumentu, chyba, że notariusz pochodzi państwa objętego konwencją haską i wówczas wystarczy o zaopatrzenie dokumentu w klauzulę apostille. Z niektórymi państwami, np. Ukrainą i Czechami łączy Polskę umowa międzynarodowa dotycząca wzajemnego uznawania dokumentów. Gdy podpisy pod umowa sprzedaży został oświadczony przez notariusza z tego państwa nie jest wymagana ani klauzula apostille, ani legalizacja dokumentu. W każdym jednak przypadku do umowy, jeżeli nie została ona sporządzona w języku polskim należy dołączyć jej tłumaczenie sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Można uniknąć tego wydatku sporządzając umowę w języku polskim, lub z polską wersją językową. W systemie s24 natomiast istnieje możliwość sporządzenia umowy sprzedaży udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wyłącznie w języku polskim.

Gotowa spółka, a zamiana danych w rejestrze

W przypadku zakupu gotowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy zgłosić fakt, że spółka ma nowych właścicieli (wspólników - udziałowców) do Krajowego Rejestru Sadowego. Jeżeli zakupujesz spółkę w naszej firmie wszystkie te formalności załatwimy za Ciebie. Koszt usługi jest wliczony w cenę spółki. W przypadku nabycia nowej spółki będziesz musiał liczyć się z obowiązkiem wniesienia opłaty sądowej w kwocie 200 zł i opłaty za ogłoszenie w kwocie 100 zł. W przypadku gdy spółka była zawiązywana w Kancelarii notarialnej opłata sądowa jest o 50 zł wyższa.

Na kim ciąży obowiązek zgłoszenia zmian danych spółki do rejestru

Obowiązek ten ciąży na członkach zarządu. To te osoby są zobowiązane do przegotowania wszystkich potrzebnych dokumentów lub zlecenia tego innej firmie, np. Biuro Zakładania i rejestracji spółek, które ma swoją siedzibę w Krakowie. Jeżeli członek zarządu zdecyduje się na zlecenie tych czynności wszystkie formalności będzie mógł załatwić samodzielnie lub w biurze przy ul. Świętego Filipa 23/ lok. 3. Przed spotkaniem możesz odbyć bezpłatną rozmowę telefoniczną, w trakcje której dowiesz się jakie dokumenty będą potrzebne i ile będzie kosztować usługa. Oczywiście można też wszystkie te sprawy załatwić samodzielnie.

Zgłoszenie sprawozdania finansowego do KRS

Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma co do zasady obowiązek zgłoszenia sprawozdania finansowego ze swojej działalności za dany rok obrotowy. Sprawozdanie to jest sporządzane przez księgowego obsługującego daną firmę lub biuro rachunkowego. Dokument ten wymaga jednak zatwierdzenia przez wspólników spółki oraz zgłoszenia do KRS. Zgłoszenie sprawozdania finansowego następuję również przez Internet, a odpowiedzialny za tę czynności jest zarząd spółki. W uchwale o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego wspólnicy decydują również o podziale zysku lub pokryciu strat spółki. Dostęp do sprawozdania finansowego danej spółki ma dostęp każdy zainteresowany, nie ma w tym celu potrzeby wykazania interesu prawnego. Jeżeli zatem chcemy nawiązać z jakimś podmiotem współpracę warto zapoznać się z dokumentami finansowymi dotyczącymi tego podmiotu ujawnionymi w KRS. Koszt sporządzenia sprawozdania finansowego zwykle odpowiada wynagrodzeniu biura rachunkowego za 1 lub 2 miesiące prowadzenia księgowości. Z tytułu zgłoszenia dokumentu sprawozdania finansowego do rejestru pobierana jest opłata w kwocie 40 zł. Ponadto każde sprawdzanie finansowe podlega publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, której koszt w kwocie 100 zł obciąża Wnioskodawcę.

Co, w przypadku gdy Sąd wezwie do uzupełnienia braków wniosku?

Taka sytuacja oznacza, że jakiś dokument nie został dołączony do wniosku wobec czego należy terminie 7 dni od otrzymania tego wezwania przesłać do Sądu brakujący dokument. Jeżeli uważamy, że Sąd rejestrowy się pomylił i brakujący dokument nie jest potrzebny lub został załączony najlepiej skierować do Sądu pismo wyjaśniające. W przypadku, gdy nie uzupełnisz braków formalnych wniosku Sąd może w zależności od tego czego przedmiotowy brak dotyczył podjąć decyzję o zwróceniu wniosku lub nawet jego oddaleniu.

Zwrot wniosku

Zwrot wniosku dotyczy sytuacji, gdy formularze nie zostały wypełnione w sposób prawidłowy. Jeżeli zgadzamy się decyzją Sądu należy wówczas w terminie 7 dni od otrzymania zarządzenia o zwrocie wniosku złożyć wniosek o ponownie. Nie musimy ponownie dołączać dokumentów dołączonych do pierwotnego wniosku, ani opłaty sądowej wystarczy, że w nowym zgłoszeniu znajdzie się wniosek o zaliczenie oryginałów dokumentów oraz opłaty złożonej w poprzednim postępowaniu na poczet nowego postępowania (koniecznie należy podać sygnaturę akt, aby ułatwić Sądowi  lub referendarzowi sądowemu  zlokalizowanie akt postępowania). Jeżeli błędne wypełnienie formularza wynikała z błędu systemu, który nie został usunięty najlepiej skierować do Sądu pismo wyjaśniające. W przypadku gdy uda się złożyć ponowny wniosek w terminie to za datę złożenia wniosku będzie się uważać dzień przesłania do Sądu pierwotnego wniosku, który został zwrócony. Jeżeli nie zmieścisz się w terminie możesz złożyć wniosek ponownie, w takim przypadku jednak warto przesłać Sądu wniosek o zwrot opłaty sądowej i za ogłoszenie, który będzie zawierał numer konta.

Oddalenie wniosku

Oddalenie wniosku oznacza, że formularze zostały uzupełnione prawidłowo i wszystkie wymagane dokumenty dołączone do wniosku jednak sam wnioski jest merytorycznie niezasadny, np. umowa sprzedaży udziałów w spółce jest nieważna z powodu braku zachowania wymaganej formy czynności prawnej lub zgody osoby trzeciej. W takiej sytuacji opłata sądowa nie jest Wnioskodawcy zwracana. Sąd zwróci natomiast opłatę za ogłoszenie w kwocie 100 zł, gdyż z uwagi na oddalenie wniosku publikacja w biuletynie nie nastąpiła. Jeżeli nie zgadzasz się z decyzją organu rejestrowego możesz złożyć wniosek o uzasadnienie orzeczenia, a po jego otrzymaniu złożyć środek zaskarżenia. Co ważne organ rejestrowy może zmienić swoją decyzję w ramach samokontroli. W praktyce dotyczy to oczywistych błędów lub wynikających problemów technicznych. Możesz również ponownie złożyć wniosek o wpis, jednak najczęściej w takim przypadku konieczne jest sporządzenie na nowo jednego lub kilku dokumentów źródłowych.

Jaki Sąd jest właściwy dla spółek zarejestrowanych w Krakowie?

Jeżeli Twoja spółką ma siedzibę w Krakowie wniosek o aktualizację danych w KRS adresuj do Sądu Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.

Czy elektronizacja postępowania rejestrowego dotyczy też starych spółek?

Tak. W sposób elektroniczny należy zgłaszać nie tylko aktualizację danych spółek, które zostały zarejestrowane za Pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych, ale także spółek, które zostały zarejestrowane w trybie papierowym nawet wiele lat temu. Oznacza to, że osoby wypełniające do tej pory wnioski do KRS w formie papierowej, a nie posiadające umiejętności obsługi komputera muszą szukać pomocy przy załatwianiu tego rodzaju czynności u osób trzecich.

Ile będzie trwało załatwienie wszystkich formalności

W Biurze zakładania i rejestracji spółek wszystkie formalności możesz załatwić w ciągu jednego dnia. Niestety na publikację zmienionych danych, a więc rozpatrzenie Twojego wniosku będziesz musiał czekać trochę dłużej. Sądy rejestrowe są dość obciążone, dlatego też o ile wnioski i rejestrację nowych spółek są traktowane priorytetowo to na wpis aktualizacyjny będziesz musiał poczekać trochę dłużej. Pamiętaj jednak, że większość zdarzeń gospodarczych, np. powołanie członka zarządu, czy odwołanie prokurenta wywołuje skutki prawne już z chwilą podjęcia stosownej uchwały, a sam wpis do rejestru ma wyłącznie charakter potwierdzający. Jest to oczywiście ważna informacja dla twoich kontrahentów, ale możesz zacząć pracę od razu, gdyż nie musisz czekać na informację z KRS.

Jakich danych nie muszę zgłaszać do KRS?

Teoretycznie, w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie musisz aktualizować w KRS danych dotyczących adresu Twojej strony internetowej lub poczty e-mail. Warto jednak aktualizować te dane, gdyż umożliwiają one proces kontaktowania się z osobami potencjalnie zainteresowanych współpracą z Twoją firma oraz pozytywnie wpływa na aspekty marketingowe.