Wirtualne biuro Kraków
- cena: od 39 zł netto miesięcznie
- proces zawarcia umowy: maksymalnie 24 godziny
- lokalizacja: centrum Krakowa - śródmieście
- usługi: wirtualne biuro Kraków, adres do rejestracji firmy Kraków, adres do rejestracji spółki Kraków
- nazwa firmy: Wirtualne Biuro Kraków sp. z o. o.
- dane rejestrowe: NIP: 5170428314 KRS: 0000989914 REGON: 522960279
- adres: ul. Dajwór 14/19, 31-052 Kraków
- tel.: + 48 661 745 418
- e-mail: kontakt@24wirtualne-biuro.pl
- witryna: https://24wirtualne-biuro.pl/krakow
Jak zdefiniować wirtualne biuro?
Wirtualne biuro w Krakowie to potoczna nazwa
usługi polegającej na zapewnianiu
siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz
innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej
nieposiadającej osobowości prawnej lub osobie fizycznej w rozumieniu art. 2 pkt
16a ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz
finansowaniu terroryzmu. Oczywiście wirtualne biuro bywa w różny sposób
definiowane, niekoniecznie na gruncie ustawowym, jednak definicja sformułowana
na gruncie ww. ustawy wydaje się w sposób najbardziej trafna.
Kogo obejmuje rejestr działalności na
rzecz spółek i trustów
Działalność, w zakresie udostępniania
tak zwanego wirtualnego biura ma charakter regulowany, co oznacza, że wymaga
spełnienia dodatkowych warunków, przede wszystkim wpisu do rejestru
działalności na rzecz spółek i trustów zgodnie z art. 129a ust. 1 ustawy
z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu
terroryzmu. Rejestr ten potocznie jest nazywany rejestrem wirtualnych biur,
chociaż obejmuje także inne usługi.
Zgodnie z art. art. 2 pkt
16a ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz
finansowaniu terroryzmu oprócz przedsiębiorców zajmujących się świadczeniem wcześniej zdefiniowanych
usług wirtualnego biura obowiązek wpisu do rejestru obejmuje także
przedsiębiorców, którzy zamierzają świadczyć usługi na polegające na:
- tworzeniu osoby prawnej
lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, pełnieniu funkcji członka zarządu lub umożliwianiu innej
osobie pełnienia tej funkcji lub podobnej funkcji w osobie prawnej lub
jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- zapewnianiu siedziby,
adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych
pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej
osobowości prawnej,
- działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako
powiernik trustu, który powstał w drodze czynności prawnej,
- działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako osoba
wykonująca prawa z akcji lub udziałów na rzecz podmiotu innego niż spółka
notowana na rynku regulowanym podlegającym wymogom dotyczącym ujawniania
informacji zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub podlegająca równoważnym
standardom międzynarodowym.
Usługi objęte wskazanym powyżej
zakresem mogą także bez obowiązku wpisania do rejestru wykonywać adwokaci,
radcy prawni oraz spółki z ich udziałem w rozumieniu ustawy z dnia 6 lipca 1982
r. o radcach prawnych i ustawy z dnia 26 maja 1982 r. – Prawo o
adwokaturze. Jest top zrozumiałe, gdyż zawodowi zastępcy procesowi podlegają
znacznie bardziej wyśrubowanym wymogom, dlatego niejako w sposób oczywisty
uznaje się, że posiadają oni wiedzę potrzebną do wykonywania wskazanej
działalności gospodarczej. Oczywiście w
praktyce radcy prawni nie świadczą usług takich jak udostępnianie wirtualnego
biura, gdyż nie ma to żadnego związku ze świadczeniem pomocy prawnej. Jeżeli
chodzi natomiast i inne usługi wymienione w katalogu objętym wskazaną
regulacją, np. tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej
nieposiadającej osobowości prawnej to jak najbardziej zawodowi prawnicy zajmują
się takimi sprawami. Oczywiście nie zwalania to z wymogów wdrożenia procedury
wewnętrznej i stosowania środków bezpieczeństwa finansowego przewidzianego w
ustawie, z tym zastrzeżeniem, ze obowiązek ujawniania informacji lub dokumentów
powierzonych przez Klienta na wezwanie właściwych organów jest ograniczony obowiązkiem
zachowania tajemnicy zawodowej. Wpis do
Rego rejestru jest natomiast wymagany, w przypadku doradców podatkowych. Wirtualne
biuro Kraków sp. z o. o. oczywiście taki wpis posiada.
Kto może być wpisany do rejestru
działalności na rzecz spółek i trustów?
W celu wpisania do rejestru
działalności na rzecz spółek i trustów należy spełnić następujące wymogi:
- brak skazania prawomocnym wyrokiem Sądu
za umyślne przestępstwo przeciwko działalności instytucji państwowych oraz
samorządu terytorialnego, przeciwko wymiarowi sprawiedliwości, przeciwko
wiarygodności dokumentów, przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu i
interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym, przeciwko obrotowi pieniędzmi i
papierami wartościowymi, przestępstwo, o którym mowa w art. 165a ustawy z dnia
6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia
korzyści majątkowej lub osobistej lub umyślne przestępstwo skarbowe podobne zgodnie
z art. 129b ust 1. ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu
pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
- posiadanie wiedzy i doświadczenia, w
zakresie przedmiotu działalności objętej wpisem przedsiębiorców świadczących usługi
na rzecz spółek i trustów zgodnie z art. 129b ust 1. ustawy z dnia 1 marca 2018
r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
Brak skazania za określone przestępstwo
Wymóg ten dotyczy osoby fizycznej
prowadzącej działalność gospodarczą, w tym również każdego ze wspólników spółki
cywilnej. W przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych
nieposiadających osobowości prawnej wymóg ten dotyczy zarówno członków zarządu
oraz wspólników, którym powierzono prowadzenie spraw spółki, np. komplementariuszom,
partnerom, czy wspólnikowi spółki jawnej, ale także każdej innej osobie, która
kieruje działalnością na rzecz spółek i trustów objętą wpisem. W praktyce osobą
taka może być pracownik spółki wykonujące kierownicze czynności, np. dyrektor
lub prokurent.
Posiadanie wiedzy i doświadczenia
Wymóg ten może wydawać się nieostry,
ale w art. 129c ust. 1 ustawodawca w sposób precyzyjny go definiuje. Zgodnie z
tym przepisem uznaje się, że osoba fizyczna posiada wiedzę i doświadczenie w
zakresie objętym wpisem jeżeli:
- ukończyła szkolenia lub kurs obejmujących prawne lub
praktyczne zagadnienia związane z działalnością na rzecz spółek lub trustów,
- wykonywała, przez okres co najmniej roku, czynności
związanych z działalnością na rzecz spółek lub trustów.
Ukończenie kursu lub szkolenia albo
posiadanie doświadczenia, o którym mowa powyżej musi być udokumentowane.
Dokumentem takim może być świadectwo pracy lub zaświadczenie z zakładu pracy potwierdzające,
że osoba zatrudniona wykonywała czynności objęte wpisem. Doświadczenie takie
może być również zdobyte na podstawie pełnienia funkcji członka zarządu w
podmiocie, który wykonywał czynności objęte wpisem. Oczywiście musi to być
podmiot, który posiadał uprawnienia do świadczenia tego rodzaju usług, jeżeli
chodzi o okres po dniu 1 października 2021, kiedy weszła w życie
regulacja.
Szkolenia i kursy obejmujące prawne lub
praktyczne zagadnienia związanie z działalnością na rzecz spółek i trustów
prowadzone są najczęściej przez adwokatów, radców prawnych, którzy pełnia
funkcje oficerów compliance. Szklenia takie i kursy obejmują przede wszystkim
wiedzę z zakresu przepisów regulujących przeciwdziałanie praniu brudnych
pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Od kiedy wirtualne biura muszą posiadać
uprawnienia?
Wpis na listę przedsiębiorców świadczących
usługi na rzecz spółek i trustów jest obowiązkowy od dnia 1 października 2021
r. kiedy rejestr ten został uruchomiony. Przedsiębiorcy, którzy do tej pory
świadczyli usługi objęte wpisem, np. wirtualnego biura mieli obowiązek do dnia 30
kwietnia 2022 r. uzyskać wpis do wskazanego rejestru. W okresie przejściowym
działalność wirtualnych biur mogła być zatem prowadzona bez wymaganego prawem
wpisu, jednak dotyczyło to tylko i wyłącznie podmiotów, które świadczyły ww.
usługi przed dniem 1 października 2021 r.
Jak wygląda procedura wpisu do
„rejestru wirtualnych biur”?
Procedura wpisania do tego rejestru
wymaga zachowania formy elektronicznej. Z uwagi na ten fakt osoba składająca
wniosek musi posiadać profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
Wniosek składa się za pomocą standardowego formularza udostępnionego w systemie
epuap. We wniosku należy podać podstawowe dane przedsiębiorcy ubiegającego się
o wpis do rejestru wirtualnych biur.
W przypadku osoby fizycznej są to imię
i nazwisko, PESEL, NIP oraz REGON, względnie datę urodzenia oraz serie i numer paszportu,
ze wskazaniem daty ważności dokumentu i nazwy organu, który go wydał. jeżeli
osoba ta nie posiada numeru PESEL.
W przypadku osoby prawnej należy podać
numer we właściwym rejestrze, a także NIP oraz REGON. Podobnie sytuacja wygląda
w przypadku jednostek organizacyjnych, które nie posiadają osobowości prawnej. Dodatkowo
należy wskazać wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu. Z praktyki
organów podatkowych wynika, że będą to w każdym przypadku niezależnie, czy kierują
one wykonywaniem działalności regulowanej wszyscy członkowie zarządu, wspólnicy
uprawnieni do reprezentowania spółki oraz prokurenci te wszystkie osoby muszą
być wskazane jako osoby reprezentujące podmiot. Dodatkowo jeżeli do reprezentowania
spółki uprawnione są inne osoby, których dane nie są ujawnione w rejestrze
należy także we wniosku wskazać te osoby. Jeżeli chodzi o zakres danych osób
uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy to obejmuje on imię i nazwisko
oraz numer PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL także datę urodzenia, a
także serię i numer paszportu ze wskazaniem daty ważności i kraju wydania.
We wniosku trzeba wskazać zaznaczając odpowiednie
pole jakie usługi będzie wykonywał przedsiębiorca, np. udostępnianie adresu wirtualnego w Krakowie i zakładanie
nowych spółek. Wpis obejmuje bowiem wyłącznie zakres usług określony przez przedsiębiorcę
i nie upoważnia do świadczenia usług na rzecz spółek i trustów w zakresie nie objętym
wpisem. Przedsiębiorca może zaznaczyć jedną, kilka lub wszystkie kategorie
usług. Należy jednak pamiętać, że przedsiębiorca musi spełnić wymogi w zakresie
wiedzy albo doświadczenia w zakresie każdej z wybranych kategorii usług.
Do wniosku należy dołączyć oświadczenie
o treści:
„Oświadczam, że dane
zawarte we wniosku są kompletne i zgodne z prawdą. Znane mi są warunki
wykonywania działalności na rzecz spółek lub trustów, o której mowa w ustawie z
dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu
terroryzmu. W szczególności oświadczam, że spełnione są warunki, o których mowa
w art. 129b i 129c wymienionej ustawy. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej
za złożenie fałszywego oświadczenia.”
Oświadczenie to muszą podpisać osoby
fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, a w przypadku jednostek organizacyjnych
wszystkie osoby upoważnione do jej reprezentowania. Nie jest wystarczające gdy
oświadczenie takie złożą wyłącznie osoby upoważnione zgodnie z zasadami reprezentacji
określonymi w KRS. Oświadczenie to może być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym
lub profilem zaufanym . Alternatywnie oświadczenie takie może być podpisane w
formie odręcznej jednak wówczas trzeba je dołączyć wraz z elektronicznym
poświadczeniem sporządzonym i podpisanym przez notariusza w formie
elektronicznej.
Oświadczenie jest podstawowym dokumentem,
które potwierdza spełnienie przez upoważnione osoby warunków uzyskania wpisu do
rejestru. Na etapie wpisu do rejestru nie jest wymagane przedłożenie dokumentów
na okoliczność spełnienia przedmiotowych warunków. Podobnie sytuacja wygląda
jeżeli chodzi o wykazanie faktu niekaralności. Na etapie wpisu do rejestru nie
musisz dołączać zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. Oczywiście, gdy
organ dokonujący wpisu poweźmie wątpliwość co do tego, czy na pewno spełniasz
warunki do wykonywania działalności gospodarczej to zostaniesz niezwłocznie
wezwany do wykazania tej okoliczności stosowanymi i dokumentami, np.
zaświadczeniami z KRK, świadectwami pracy, aktem powołania do pełnienia
funkcji, czy oświadczeniami świadków lub odpisami z KRS/CEIDG.
Sam wniosek o wpis do rejestru można podpisać
elektronicznie zgodnie z zasadami reprezentacji, w tym przypadku nie jest
wymagany udział wszystkich osób upoważnionych do reprezentacji. Do wniosku
warto dołączyć żądanie wydania zaświadczenia o wpisie. Koszt wydania takiego zaświadczenia
wynosi 17 zł. Co prawda wpis do rejestru jest jawny i każdy zainteresowany może
to sprawdzić, ale warto posiadać zaświadczenie tym bardziej, że jest ono
sporządzone w formie elektronicznej co oznacza ze może być dowolną ilość razy
powielane.
Kto prowadzi rejestr wirtualnych biur?
Rejestr działalności świadczących usługi
na rzecz spółek i trustów prowadzonych jest przez Dyrektora Izby Skarbowej w
Katowicach. Podmiot ten prowadzi rejestr dla przedsiębiorców z całej Polski,
dlatego do niego należy kierować wniosek o wpis.
Koszt uzyskaniu wpisu w rejestrze
wirtualnych biur
Wpis w rejestrze wirtualnych biur ma
charakter odpłatny. Opłata skarbowa za wpis do rejestru wynosi 616 zł. Dowód
tej opłaty należy dołączyć do wniosku o wpis. W przypadku zgłoszenia zmiany
danych we wpisie, np. dodanie osoby uprawnionej do reprezentacji lub katalogu
usług opłata jest o połowę niższa i wynosi 308 zł. Jest to opłata skarbowa,
która stanowi dochód państwa.
Jak długo czeka się na wpis do
rejestru?
Na wpis do rejestru czeka się
maksymalnie 14 dni. Termin ten dotyczy jednak poprawnie uzupełnionego i kompletnego
wniosku. Jeżeli wniosek ten będzie wypełniony w sposób wadliwy lub nie zostaną
załączone wymagane dokumenty Dyrektor Izby Skarbowej wezwie wnioskodawcę do
jego uzupełnienia, względnie poprawienia, dopiero po wykonaniu tego
zobowiązania rozpocznie biec 14 dniowy termin na dokonanie wpisu.
Jesteśmy wpisani do rejestru- co dalej?
Dyrektor Izby Skarbowej nie powiadomi
nas o tym fakcie, nie otrzymamy osobnego zawiadomienia, jednak gdy wraz z
wnioskiem o wpis domagaliśmy się wydania zaświadczenia to właśnie doręczenie zaświadczenia
będzie oznaczać, że nasze przedsiębiorstwo zostało wpisane do rejestru. W
przypadku natomiast, gdy Dyrektor Izby Skarbowej odmówił wpisania do rejestru
wnioskodawcy przysługuje środek zaskarżenia w postaci wniosku o ponowne
rozpoznanie sprawy. Od momentu wpisania do rejestru można świadczyć usługi
objęte wpisem.
Czy każda firma oferująca wirtualne
biuro jest wpisana do rejestru?
Nie. Wiele osób prowadzących takie
firmy po prostu nie jest świadoma tego, że aby prowadzić taką działalność muszą
uzyskać wpis do rejestru. Dla Klienta wpis do rejestru powinien być rękojmią
tego, że osoby zarządzające wirtualnym biurem znają się na swojej pracy i urząd
skarbowy nie odmówi im rejestracji siedziby na potrzeby uzyskania statusu czynnego
podatnika VAT.
Co grozi za brak wpisania do rejestru?
Dyrektor Izby Skarbowej w przypadku
ustalenia, że przedsiębiorąc prowadzi działalność objętą wpisem do rejestru
pomimo braku uprawnień nakłada na osoby upoważnione reprezentowania podmiotu
karę finansową do 100 000 zł.
Czy organ podatkowy może odmówić badania
przedsiębiorcy numeru NIP dlatego, że jako siedzibie podał adres wirtualnego
biura?
Nie. Pamiętajmy jednak, że pracownicy
urzędu skarbowego nie są prawnikami, bez względu czy zajmują stanowisko
referenta, czy eksperta podatkowego. Często spotykamy się z tym, ze
przedsiębiorcy uważają, że osoba zatrudniona w urzędzie skarbowym np. na
stanowisko eksperta podatkowego posiada kierunkowe wykształcenie. Nic bardziej
mylnego, osoba taka nie musi posiadać nawet wykształcenie prawniczego, a tym
bardzie uprawnień do wykonywania zawodu prawniczego. Z uwagi na ten fakt nie warto,
aby do każdego postępowania zaangażować adwokata, radcę prawnego lub doradcę
podatkowego. Sytuacja gdy przedsiębiorcą uchylano numer NIP lub odnawiano jego
rejestracji z powodu korzystania z usług wirtualnego biura nie są już aktualnie
spotykana. Pamiętajmy jednak, że gdyby taka sytuacja nastąpiła to można zwrócić
się o interwencję do radców prawnych, którzy są zatrudnieni w każdym urzędzie
skarbowym. Osoby takie mogą wytłumaczyć pracownikowi zajmującego się sprawą, że
jego stanowisko jest błędne.
Naczelny Sąd Administracyjny
w uzasadnieniu do wyroku z
dnia 5 sierpnia 2014 r. wydanego w
sprawie o sygn. akt II FSK 3549/13 stwierdził, że okoliczność
wskazania adresu siedziby w biurze, w którym zarejestrowano wiele podmiotów lub
nawet w klasycznym biurze wirtualnym nie jest przesłanką odmowy nadania numeru
NIP. Z tezy tego wyroku jednoznacznie zatem wynika, że organ podatkowy nie może
odmówić nadania numeru NIP tylko z powodu zarejestrowania firmy lub spółki pod
adresem nawet typowego wirtualnego biura czy klasycznego coworkingu.
Wojewódzki Sąd Administracyjny
w Łodzi w uzasadnieniu do wyroku z dnia 7 sierpnia 2013 r. wydanego w sprawie o sygn. I SA/Łd
436/13 sformułował jeszcze dalej idącą tezę, że organ podatkowy nie ma prawa
badania, czy pod adresem podanym jako siedziba spółki są podejmowane czynności
zarządcze spółki oraz faktycznie wykonywana jest działalność gospodarcza w tym
miejscu. W postępowaniu o nadanie numeru NIP lub jego uchylenie okoliczność, że
siedziba podatnika znajduje się w tak zwanym wirtualnym biurze lub biurze, z którego
korzystają także inni podatnicy nie ma znaczenia.
Wirtualne biuro, a rejestracja do VAT
W tym przypadku organ podatkowy również
nie ma prawa odmówić rejestracji podmiotu – podatnika, jednak jest uprawniony
do badania gdzie faktycznie jest wykonywana działalność gospodarcza. Organ
podatkowy nie ma jednak prawa odmówić rejestracji podatnika na gruncie podatku
VAT jedynie z uwagi na fakt, że jego siedziba znajduje się w wirtualnym biurze
lub biurze coworingowym.
Na gruncie podatku VAT warto przytoczyć
orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Odmowa rejestracji
podatnika na gruncie podatku VAT, który jest zarejestrowani w wirtualnym biurze
jest typowym problemem polskiego systemy podatkowego. Na zachodzie Europy nigdy
takie sytuację nie występowały. Odmawianie rejestracji przedsiębiorców na
gruncie podatku VAT jest szkodliwe dla gospodarki. Trybunał stwierdził, że
oczywiście organ podatkowy ma prawo odmówić rejestracji na gruncie podatku VAT,
w celu zapobieżenia oszustwom podatkowym, jednak musi mieć dowody i przesłanki,
które popełnienie takich czynów uprawdopodabniają, a taką przesłanką niewątpliwie
nie jest fakt korzystania z usług wirtualnego biura. Odmowa nadaniu numeru VAT
jest środkiem, który powinien być używany w ostateczności.
Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w
uzasadnieniu do wyroku z dnia 14 marca 2013 r., wydanego w sprawie o
sygn., akt. C-527/11 stwierdził,
że artykuły 213, 214 i 273 dyrektywy Rady
2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od
wartości dodanej należy interpretować w ten sposób, że stoją one na
przeszkodzie temu, by organ skarbowy państwa członkowskiego odmawiał nadania
numeru identyfikacji podatkowej do celów podatku od wartości dodanej spółce z
tego tylko powodu, że w mniemaniu tego organu nie posiada ona środków
materialnych, technicznych i finansowych do wykonywania zgłaszanej działalności
gospodarczej oraz że właścicielowi udziałów tej spółki uprzednio wielokrotnie
nadawano taki numer dla innych przedsiębiorstw, które nie prowadziły
rzeczywistej działalności gospodarczej oraz których udziały były przekazywane
innym osobom wkrótce po otrzymaniu rzeczonego numeru, jeżeli dany organ
skarbowy nie ustali, w świetle obiektywnych czynników, że istnieją poważne
przesłanki pozwalające podejrzewać, że nadany numer identyfikacji podatkowej do
celów podatku od wartości dodanej zostanie wykorzystany do popełnienia
oszustwa. Do sądu odsyłającego należy dokonanie oceny, czy wskazany organ
skarbowy przedstawił poważne przesłanki istnienia groźby oszustwa w sprawie
będącej przedmiotem postępowania głównego.
Jak widać zarówna
wykładnia przepisów prawa polskie jak i europejskiego, a także orzecznictwo Sądów
potwierdza, że rejestracja spółki lub firmy pod wirtualnym adresem nie jest
przesłanką odmowy nadania numeru VAT. Dodatkowo z uwagi na powstały w 2021
rejestr wirtualnych biur (działalności na rzecz spółek i trustów)
przedsiębiorcy korzystający z wirtualnych biur są poddani dodatkowej
weryfikacji, a więc ryzyko nadużyć jest w ich przypadków mniejsze w porównaniu
do przedsiębiorców wynajmujących tradycyjne biura, którzy nie podlegających
dodatkowej weryfikacji.
Umowa o wirtualne
biura
Umowa o wirtualne
biuro jest rodzajem umowy wynajmu, która charakteryzuje się tym, że Najemca nie
ma prawa do używania lokalu w takim szerokim zakresie, jak w przypadku
tradycyjnej umowy najmu. Najemca ma prawo korzystać z adresu nieruchomości, np.
w celu podania go na potrzeby rejestracji spółki lub firmy, czy umieszczenia na
stronie internetowej. Najemca wirtualnego biura nie ma swobodnego dostępu do
lokalu, gdyż przede wszystkim nie posiada kluczy do lokalu. Najczęściej w
wirtualnych biurach wydzielana jest przestrzeń coworkingowa i sala
konferencyjna która jest ogólnie dostępna dla Klientów wirtualnego biura. Co
ważne zawsze jakaś osoba obsługuje wirtualne biuro. Najczęściej pracownik
wirtualnego biura posiada swoje stanowisko na recepcji, która stanowi osobny
pokój lub jest częścią wydzieloną z korytarza lub przestrzeni biurowej.
Wirtualne biuro,
a ochrona danych osobowych
Firmy zajmujące
się prowadzeniem wirtualnych biur muszą wdrożyć procedury, w zakresie ochrony
danych osobowych. Pracownicy wirtualnego biura przetwarzają ogromnie ilości
danych osobowych, gdyż zajmują się obsługą korespondencji Klientów. Ważne jest
ustanowienie nie tylko wewnętrznych regulaminów ochrony danych osobowych
Klientów wirtualnego biura, ale także zapewnienie środków technicznych
zabezpieczających poufność tych danych. W wirtualnym biurze powinny znajdować
się szafy, najlepiej zamykane na klucz, a ponadto należy zabezpieczyć również
komputery i systemu informatyczne przed wyciekiem danych lub i uzyskaniem do
nich dostępu przez osoby nieuprawnione. Warto także pamiętać, ze wirtualne biuro
powinno chronić nie tylko dane osobowe w rozumieniu przepisów rozporządzenia on
ochronie danych osobowych, ale także inne ważne z punktu widzenia Klienta informację,
np. tajemnicę przedsiębiorstwa.
Wirtualne biuro,
a AML
Od 2018 r.
podmioty prowadzące wirtualne biuro są zobowiązane do stosowania jako
instytucję zobowiązanie przepisów ustawy o przeciwdziałaniu prania brudnych
pieniędzy i finansowania terroryzmu. W związku z tym faktem przedsiębiorcy tacy
zostali zobowiązani do dokonywania okresowych ocen ryzyka prania brudnych
pieniądzu i finansowania terroryzmu ustanowienia wewnętrznej procedury zgodnej
z ustawą, która regulować będzie zasady ustalania danych indentyfikacyjnych Klientów,
ich weryfikacji, a także zgłaszania nieprawidłowości i przeprowadzania ocen
ryzyka. Każdorazowo przed nawiązaniem stosunku gospodarczego firma oferująca
wirtualne biuro jest zobowiązana do podjęcia kilku rutynowych działań takich
jak:
- ustalenie danych Klienta
oraz osób go reprezentujących, a także beneficjentów rzeczywistych,
- weryfikacja
tożsamości Klienta za pomocą dokumentów tożsamości lub środków komunikacji
elektronicznej,
- ustalenie czy
beneficjenci rzeczywiści Klienta zajmują eksponowane stanowiska polityczne
znajdują się na listach sanacyjnych lub też zostali skazani za niektóre rodzaje
przestępstw na podstawię złożonych przez beneficjentów rzeczywistych
oświadczeń, systemów, informatycznych automatycznie przeszukujących bazy danych
oraz wszelkich innych źródeł informacji, w tym danych zamieszczanych w Internecie,
- ustalenie poziomu
ryzyka nadużyć przez Klienta na podstawi zgromadzonych danych, i narzędzi informatycznych.
Dodatkowo, w przypadku
wykrycia ryzyka prania brudnych pieniędzy lub finansowania terroryzmu wirtualne
biuro ma obowiązek z zawiadomić o zaistniałym fakcie głównego Inspektora
Informacji Finansowej. W przypadku natomiast, gdy stopień ryzyka nadużyć po
stronie Klienta znajduje się na nieakceptowanym poziomie wirtualne biuro w
Krakowie ma prawo odmówić zawarcia umowy. Dotyczy to między innymi sytuacji,
gdy Klient jest podmiotem zagranicznym i dział na terenie Państwa, w którym
ryzyko orania brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu jest wysokie.
Warto pamiętać,
ze wirtualne biuro posiada status instytucji zobowiązanej bez względu na to,
czy jest wpisane do rejestru działalności na rzecz spółek i trustów.
Nasze wirtualne
biuro w Krakowie najczęściej weryfikuję tożsamości osoby zawierającej umowę na
podstawie profilu zaufanego, gdyż jest to narzędzie, które minimalizuje ryzyko nadużyć,
w zakresie kradzieży tożsamości.