Informacje podstawowe na temat usługi wirtualnego biura w Krakowie

Dlaczego przy wyborze wirtualnego biura Kraków okazuje się doskonałym miejscem?

Kraków to jedno z największych miast w Polsce dlatego też posiadanie adresu siedziby firmy lub spółki, ewentualnie ich oddziałów w tym mieście to naprawdę świetny pomysł.  Wirtualne biuro Kraków to usługa, która może stać się motorem dla Twojego biznesu.

Ile kosztuje wirtualne biuro w Krakowie?

Koszt wirtualnego biura jest zależny od wielu czynników takich jak:

●       lokalizacja,

●       dostawca wirtualnego biura,

●       zakres świadczonych usług,

●       standard wykończenia lokalu.

Lokalizacja wirtualnego biura w Krakowie

Lokalizacja biura jest bardzo ważna. Jeżeli decydujemy się na rejestrację firmy lub spółki w wirtualnym biurze w Krakowie to warto wybrać centrum miasta. Po pierwsze pozytywnie wpłynie to na budowę pozytywnego wizerunku naszej firmy, a po drugie adres w centrum miasta znacznie łatwiej zapada w pamięć. To bardzo ważne, aby Twoje przedsiębiorstwo było kojarzone z konkretnym adresem zwłaszcza, gdy działasz na rynku lokalnym lub regionalnym. Zasadą jest, że koszty wirtualnego biura w centrum Krakowa jest wyższy, niż w przypadku adresów wirtualnych zlokalizowanych poza głównymi arteriami miasta.

Dostawca wirtualnego biura w Krakowie 

W Krakowie wiele firm oferuję usługę wirtualne biura. Najczęściej firmy te świadczą także inne usługi, a wirtualne biuro jest jedną z nich. Wśród firm oferujących wirtualne biura przeważają biura rachunkowe oraz firmy szkoleniowe. Jeżeli o chodzi o wielkość dostawców wirtualnych biur to tego rodzaju usługi świadczą zarówno duże firmy dysponujące całymi budynkami, zapewniające nie tylko wirtualne biuro, ale także biura serwisowane w Krakowie, czy też stanowiska pracy w trybie openspace lub tak zwane biurka na godziny i sale konferencyjne, jak i małe firmy dysponujące tylko jednym lokalem i salą szkoleniową. Przeważnie te mniejsze firmy mogą zaproponować korzystniejsze warunki współpracy. Ponadto, w przypadku mniejszych firm masz możliwość negocjacji i rozmowy bezpośrednio z właścicielem lub kierownikiem. W przypadku dużych firm ich struktura organizacyjna jest hierarchiczna, a proces decyzyjny wydłużony.

Zakres usług świadczonych usług przez wirtualne biuro

Oferta wirtualnych biura w Krakowie jest bardzo bogata, rzadko która firma oferuje wyłącznie usługę wirtualnego biura. Firmy te zwyczaj zajmują się także prowadzeniem księgowości, zakładaniem i rejestracją spółek, rzadziej ubezpieczeniami. Standardem jest usługa wirtualnej sekretarki lub asystentki, która polega na outsourcingu czynności administracyjnych dla małych firm oraz pracowników.

Standard wykończenia

Zasadą jest, że wirtualne biura w Krakowie, które są lepiej wyposażone, ich  lokale oraz budynek, w którym się znajdują posiada bardziej luksusowe wykończenie są droższe. Jest to zrozumiale, gdyż oferta takich wirtualnych biura jest skierowana przede wszystkim do Klientów, którzy realnie chcą się spotykać w biurze z Klientami i kontrahentami, a profesjonalny wystrój i wysoki standard lokalu to wizytówka ich firmy. Dla większości przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy dopiero założyli swój pierwszy biznes najważniejsza jest jednak cena i lokalizacja, a wygłąd lokalu schodzi na dalszy plan.

Wirtualne biuro Kraków – cennik

Cennik wirtualnego biura w Krakowie można znaleźć na stronach poszczególnych dostawców. Zwykle zakres cenowy jest ustalany na podstawie oferowanych pakietów oraz lokalizacji, jeżeli dane dostawca posiada ich kilka. Cennik powinien też być zawarty w umowie o wirtualne biuro lub też stanowić jej integralny załącznik. Bardzo często zdarza się, że wirtualne biura przyciągają Klienta niską ceną, a potem okazuje się, że najtańszy pakiet tak naprawdę obejmuje skrajnie niski zakres gwarantowanych usług.

Jakie usługi obejmuje wirtualne biuro w Krakowie?

Zakres usług zależy od wybranego pakietu. Najczęściej usługodawcy oferują dwa lub trzy pakiety.

W ramach wirtualnego biura standardem jest:

• zapewnienie adresu do rejestracji siedziby oraz korespondencji,
• zapewnienie miejsca faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej,
• udostępnienie biura w celu wykonywania pracy,
• zapewnienie sali na potrzeby odbycia się posiedzeń władz spółki lub firmy,
• organizacja spotkań z Klientami i kontrahentami,
• zezwolenie na wykorzystanie adresu w celach reklamowych, marketingowych i promocyjnych,
• odbieranie i skanowanie poczty przychodzącej.

Zapewnienie adresu do rejestracji firmy lub spółki Kraków

Niezależnie od tego czy przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej dany podmiot ma obowiązek uzyskania wpisu w Krajowym rejestrze Sądowym, czy też Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej to musi posiadać adres siedziby. Nie może to być adres skrytki pocztowej lub dowolnego miejsca, gdyż organy podatkowe to sprawdzają. Korzystanie, w tym celu z wirtualnego biura jest standardem, podanie natomiast adresy skrytki pocztowej lub adresu gruntu rolnego z pewnością skończy się tym, że pracownicy fiskusa uchylą spółce numer NIP i odmówią nadania numeru VAT.

Zapewnienie miejsca faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej

Oczywiście jeżeli prowadzisz sklep stacjonarny lub fabrykę to oczywiście bardzo ciężko jest bronić tezy, że w wirtualnym biurze znajduje się miejsce faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej, na potrzeby ustalenia właściwego Urzędu Skarbowego na potrzeby VAT. W przypadku natomiast, gdy wykonujesz swoją pracę w terenie to wirtualne biuro jest jedynym miejscem, które można uznać za miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Udostępnienie biura, w celu wykonywania pracy

Jeżeli masz potrzebę wykonywania pracy w biurze przez cały dzień w dni robocze to wirtualne biuro nie jest dobrym rozwiązaniem. W takim przypadku znacznie lepiej wynająć tradycyjny lokal. Jeżeli natomiast, tylko od czasu do czasu musisz popracować w biurze to jedyną opcją jest wirtualne biuro. Jeżeli zwykle pracujesz zdalnie, a tylko doraźnie musisz korzystać z lokalu, gdzie siedziba znajduje się siedziba Twojej firmy lub spółki to warto skorzystać z takiego rozwiązania.

Udostępnienie lokalu na potrzeby odbycia posiedzeń władz spółki lub firmy

W przypadku spółek, w tym przede wszystkim spółki z ograniczoną odpowiedzialnością organy podatkowe uznają, że siedziba spółki znajduje się tam, gdzie są dokonywane czynności zarządcze, a więc posiedzenia zarządu oraz zgromadzenia wspólników. W dzisiejszych czasach bardzo często, zwłaszcza jeżeli chodzi o małe spółki decyzje organów korporacyjnych spółki zapadają w trybie pisemnym, czyli bez odbycia posiedzenia organów spółki. Wobec tej okoliczności ten warunek nie stanowi już najczęściej przesłanki do ustalenia miejsca siedziby spółki. Ważne jednak jest to, aby w umowie o wirtualne biuro w Krakowie zawrzeć postanowienia, które umożliwia najemcy wirtualnego biura wynajem sali konferencyjnej, w celu zorganizowania takiego posiedzenia.

Organizacja spotkań z Klientami i kontrahentami

W ramach wirtualnego biura w Krakowie Klienci mają prawo korzystać z sali konferencyjnej. Jest to standard, który zapewnia każde wirtualne biuro, nie tylko w Krakowie. Warto jednak pamiętać, że korzystanie z sali konferencyjnej odbywa się w obecności pracownika wirtualnego biura, którego stanowisko pracy znajduje się na recepcji. Pracownik wirtualnego biura może także wykonać proste, drobne czynności administracyjne, takie jak zamówienie cateringu, czy udzielanie uczestnikom spotkania podstawowych  informacji.

Wykorzystanie adresu, w celach marketingowych

Jeżeli przedsiębiorca chce zaistnieć na rynku lokalnym w Krakowie, a nie stać go na wynajem tradycyjnego biura usługa wirtualnego biura w wychodzi na przeciwko tym oczekiwaniom. Adres wirtualnego biura można podać na ulotkach, plakatach i innych materiałach reklamowych, tak aby potencjalni Klienci identyfikowali daną firmę z konkretnym miastem. Posługiwanie się prestiżowym adresem w Krakowie to doskonała promocja dla małej firmy lub spółki.

Odbieranie i skanowanie poczty przychodzącej

Sterty niechcianej poczty i katalogów w Twojej skrzynce lub wsunięte w drzwi Twojego mieszkania to coś co brzmi znajomo?

Nikt nie lubi nadmiaru poczty, a w przypadku gdy prowadzisz firmę lub spółkę jest jej naprawdę dużo.

Jak można sobie z tym radzić?

Jedynym sensownym rozwiązaniem jest zawarcie umowy o wirtualne biuro. Ceny za usługę nie są nigdy uzależniona od ilości otrzymywanej poczty. Dodatkowe opłaty mogą być pobierane wyłącznie za skanowanie poczty.

Jeżeli chcesz mieć spokój z korespondencją usługa wirtualnego biura w Krakowie rozwiąże ten problem.

Reklamy, katalogi, oferty i inne niepotrzebne przesyłki będą czekać na Twój odbiór lub polecenie zniszczenia, natomiast ważne listy z sądów, urzędów albo od Twoich kontrahentów i Klientów zostaną zeskanowane i przesłane na skrzynkę mailową. Dodatkowo pobranie korespondencji będzie także możliwe za pośrednictwem dedykowanej aplikacji.

Usługi dodatkowe

Wcześniej wymieniłem podstawowe usługi, które są dostępne co do zasady w każdym pakiecie wirtualnego biura w Krakowie. Wirtualne biuro oferuje także usługi dodatkowe takie jak:

• wirtualna sekretarka,
• obsługa poczty wychodzącej,
• księgowość,
• zakładanie i rejestracja spółek.

Wirtualna sekretarka

Usługa ta nazywana jest też wirtualną asystentką. Pomimo żeńskiej formy pracę taką może wykonywać każdy bez względu na płeć.

Czym zatem różni się wirtualna asystentka od zwykłej sekretarki?

Po pierwsze jest znacznie tańsza, gdyż koszt tego rodzaju usługi zaczyna się od kwoty 300 zł, natomiast zatrudnienie etatowej sekretarki z wykształceniem i doświadczeniem to koszt co najmniej 5 000 zł.

Po drugie wirtualna sekretarka nie jest wyłącznie do Twoje dyspozycji, gdyż wykonuje czynności administracyjne także dla innych przedsiębiorców, którzy są Klientami wirtualnego biura w Krakowie.

Po trzecie usługa ta ma charakter zdalny. Wirtualna sekretarka co do zasady wykonuje Twoje zlecenia w formie online. Jest to jednak bardziej zaletą niż wadą, gdyż Klient ma dostęp do usług wirtualnej sekretarki, gdzie tylko się znajduje, wystarczy dostęp do Internetu.

Po czwarte wirtualna sekretarka z Twojego punktu widzenia nigdy nie ma urlopu, gdyż zawsze ktoś, inny pracownik wirtualnego biura w Krakowie ją zastępuje. Nie musisz zatem się obawiać, że z powodu choroby lub urlopu asystentki wszystko będzie na Twojej głowie.

Po piąte nie musisz przeprowadzać procesu rekrutacji pracownika. To wirtualne biuro w Krakowie jako firma świadcząca usługi wirtualnej sekretarki odpowiada za rekrutację swoich pracowników. Jeżeli usługa nie będzie wykonana prawidłowo to wirtualne biuro ponosi za to odpowiedzialność.

Po szóste nie musisz zgłaszać pracownika do ubezpieczenia i załatwiać tej całej papierkowej roboty. To mu zatrudniamy wirtualną sekretarkę, jest ona naszym pracownikiem dlatego też wszelkie formalności leżą po naszej stronie.

Obsługa poczty wychodzącej 

O ile obsługa poczty przychodzącej to oczywistość to obsługa poczty wychodzącej stanowi usługę dodatkową. Jeżeli nie masz czasu czekać na poczcie na nadanie przesyłki nasz pracownik się tym zajmę. Adresowanie korespondencji to żmudny proces, zwłaszcza gdy jest jej duża ilość. Ponadto posiadamy urządzenie wielofunkcyjne umożliwiające nadrukowywanie danych adresowych na kopercie oraz potwierdzeniu nadania, dzięki czemu proces nadania przesyłek poleconych jest nie tylko szybszy, ale i bardziej profesjonalny. Kontrahent, który otrzyma przesyłkę zawierającą maszynowo zaadresowaną kopertę postrzega jej nadawcę  jako profesjonalnego partnera w interesach.

Księgowość w wirtualnym, biurze w Krakowie 

Większość wirtualnych biur w Krakowie oferuje także księgowość. Przedsiębiorcy szukając wirtualnego biura w Krakowie bardzo często są także zainteresowani usługami biura rachunkowego. Po likwidacji certyfikatu księgowego bardzo trudno zweryfikowaniu kompetencje księgowych. Księgowy to musi być nie tylko osoba, która doskonale na zasady prowadzenia rachunkowości, ale również potrafi rozmawiać z ludźmi w sposób zrozumiały, a jednocześnie fachowy. Przedsiębiorcy oczekują od księgowych realnego wsparcia. Księgowy powinien być kimś, do kogo przedsiębiorca może zawsze zadzwonić i rozwiać wątpliwości na dany temat.

Zakładanie i rejestracja spółki

Niektóre wirtualne biura w Krakowie oferują pomoc w zakładaniu i rejestracji spółki. Usługa ta polega na przygotowaniu potrzebnych dokumentów w systemie s24 lub PRS oraz przesłanie ich do Sądu. Istnieje także możliwość zakupu gotowej spółki zarejestrowanej w stolicy województwa małopolskiego. 

Jak wygląda procedura zawarcia umowy o wirtualne biuro?

Każdy dostawca wirtualnego biura w Krakowie sam ustala procedurę zawarcia umowy. Najczęściej w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Klient otrzymuje draft umowy. Potem istnieje dwie opcję, Klient samodzielnie wypełnia brakujące dane swojej spółki lub firmy w umowie lub podaję numer NIP, a pracownik wirtualnego pobiera dane podmiotu z ogólnodostępnych rejestrów, a następnie wpisuje je do umowy. Podpisanie umowy może nastąpić stacjonarnie w biurze lub też przez Internet. Nie jest zalecane zawieranie umowy w ten sposób, że Klient samodzielnie drukuje jej skan, podpisuje, następnie przesyła oryginał podpisanej umowy pocztą tradycyjną, gdyż taka procedura nie pozwala na weryfikację tożsamości Klienta zgodnie z procedurą AML. Najlepszą, najsprawniejszą i najbezpieczniejszą metodą podpisania dokumentów jest profil zaufany.

Umowa o wirtualne biuro przed założeniem spółki lub firmy

Jeżeli dopiero planujesz założyć firmę lub spółkę, a w wniosku o rejestrację musisz podać adres siedziby, a chciałbyś skorzystać z usługi wirtualnego  biura w Krakowie to,  w tym celu wystarczy, że skontaktujesz się z firmą oferująca tego rodzaju usługę i uzyskasz zgodę na wykorzystanie adresu do rejestracji siedziby. Do wyrażenia zgody  na użycie adresu do rejestracji wystarczy podać nazwę firmy lub spółki oraz dane jej właścicieli. Umowę najmu wirtualnego biura w Krakowie będziesz mógł zawrzeć zaraz po uzyskaniu numeru KRS lub NIP. Fakturę za usługę otrzymasz natomiast zaraz po rejestracji w VAT, chyba, że nie będziesz posiadał statusu czynnego podatnika VAT, gdyż wówczas fakturę możesz otrzymać także zaraz po zawarciu umowy.

Umowa o wirtualne biuro online – zdalnie

Zawarcie umowy o wirtualne biuro w Krakowie w sposób zdalny bez wychodzenia z domu to najpopularniejsze i najwygodniejsze rozwiązanie. Ponadto wszystkie formalności można wówczas załatwić w ciągu piętnastu minut. W celu podpisania umowy w tej sposób musisz jednak posiadać profil zaufany lub podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego, aktualnego certyfikatu.

Wzór umowy o wirtualne biuro

Draft umowy o wirtualne biuro otrzymasz po złożeniu zapytania ofertowego. Umowa powinna określać:

• adres wirtualnego biura,
• dostawcę usługi,
• zakres korzystania z lokalu,
• okres obowiązywania umowy oraz warunki jej rozwiązania,
• zakres usług dodatkowych,
• zasady skanowania poczty oraz przechowywania i odbierania korespondencji.

Jeżeli jaki zapis przesłanej umowy Ci nie odpowiada możesz zaproponować jego zmianę lub usuniecie, na co w większości przypadków uzyskasz zgodę.

Faktura za wirtualne biuro

Jak w przypadku każdej usługi, z tytułu korzystania z lokalu w ramach wirtualnego biura w Krakowie otrzymasz fakturę VAT. Płatność następuje zazwyczaj na podstawie faktury i z zgodnie z określonym w nim terminem zapłaty. Brak uregulowania należności za usługę najczęściej umożliwia rozwiązanie umowy z winy Klienta.

Formy płatności za wirtualne biuro w Krakowie

Za wirtualne biuro można płacić przelewem bankowym lub za pośrednictwem narzędzi służących dokonywania płatności online, np. blik. Ważne, aby zadbać o prawidłowy tytuł przelewu, w którym znajdzie się numer faktury, gdyż to pozwala na automatyczne zaksięgowanie wpłaty Klienta. Istnieje też możliwość dokonywania płatności w trybie subskrypcyjnym, najczęściej służy do tego karta płatnicza. Osoby starsze bardzo często posługuje się, w celu dokonania płatności przekazami pocztowymi.

Wirtualne biuro w Krakowie, czy prywatne mieszkanie?

Wiele osób zastanawia się czy nie zarejestrować firmy lub spółki po prostu we własnym mieszkaniu. Są zwolennicy i przeciwnicy takiego rozwiązania. Naszym zdaniem jeżeli chcesz zacząć biznes na poważnie to otwieranie firmy lub spółki w zwykłym mieszkaniu nie jest dobrym pomysłem. Pomijając fakt, że Urząd skarbowy może zakwestionować takie rozwiązanie to taki pomysł  powoduje wiele komplikacji. Przede wszystkim w takim przypadku musisz posiadać zgodę wynajmującego na używanie mieszkania, w celu prowadzenia działalności gospodarczej, jeżeli mieszkanie to nie jest twoja własnością. Po drugie, w przypadku dłuższego urlopu nie będzie miał kto odebrać korespondencji adresowanej do Twojego przedsiębiorstwa. Ponadto czasami zdarza się, że skrzynka pocztowa jest pełna i nie ma możliwości umieszczenia w niej kolejnej przesyłki. W przypadku korzystania z usług wirtualnego biura w Krakowie ten problem nie istnieje, korespondencją w formie elektronicznej trafi do Twojej skrzynki mailowej bez względu na to gdzie aktualnie przebywasz. W przypadku rejestracji spółki lub firmy w prywatnym mieszkaniu bardzo często musisz tracić nawet kilka godzin czekając na możliwość odbioru awizowanej przesyłki na poczcie. Wyręczyć może Cię w tej czynności tylko i wyłącznie osoba posiadająca pełnomocnictwo pocztowe.

Ochrona prywatności, a wirtualne biuro w Krakowie

Jeżeli rejestrujesz firmę we własnym mieszkaniu musisz liczyć się z tym, że Twój adres zamieszkania będzie ujawniony w publicznych bazach danych, czyli CEIDG lub KRS. Jeżeli chcesz chronić  swoją prywatność najlepiej zatem skorzystać z wirtualnego biura w Krakowie.  Jeżeli chcesz oddzielić swoje życie zawodowe od prywatnego korzystanie  z mieszkania w celu rejestracji biznesu jest błędem, którego lepiej uniknąć. 

Kto może prowadzić wirtualne biuro w Krakowie?

Usługę wirtualnego biura mogą świadczyć tylko przedsiębiorcy wpisani na listę podmiotów uprawnionych do świadczenia usług na rzecz spółek i trustów. Listę tę prowadzi Dyrektor Izby Skarbowej. Na listę tą mogą być wpisane osoby fizyczne oraz prawne, a także spółki osobowe, które posiadają wiedzy lub doświadczenie, w zakresie świadczenia usług wirtualnego biura. Wpisu do wskazanego rejestru wymaga też świadczenie usług polegających na zakładaniu i rejestracji spółek.

Procedury AML wirtualnego biura w Krakowie

Jak wiadomo wirtualne biura są zobowiązane do stosowania przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu. Wirtualne biuro jest zatem instytucją zobowiązaną do stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.

Co to oznacza dla Klientów?

Dla Klienta łączy się z tym obowiązek złożenia dwóch oświadczeń, a mianowicie oświadczenia zawierającego dane beneficjentów rzeczywistych Klienta oraz oświadczenia dotyczącego zajmowania eksponowanych stanowisk politycznych. Są to formalności, które mają rutynowy charakter.

Obowiązki wirtualnego biura w Krakowie związane z AML

Upoważniony pracownik wirtualnego biura ma prawo i obowiązek ustalić dane osoby zawierającej umowę o wirtualne biuro, w praktyce członka zarządu spółki, prokurenta lub pełnomocnika. Ponadto do skutecznego zawarcia umowy o wirtualne biuro w Krakowie potrzebne jest także przeprowadzenie procesu weryfikacji tożsamości. Najszybszym i najwygodniejszym sposobem weryfikacji tożsamości Klienta jest podpisanie umowy profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Alternatywnymi sposobem weryfikacja tożsamości jest sprawdzenie dowodu osobistego lub paszportu, który obejmuje nie tylko weryfikację danych, ale  ocenę czy dokument ten nie nosi cech braku autentyczności.

Procedura rozwiązania umowy

Ta kwestia jest również bardzo ważna. Przedsiębiorcy, w niektórych przypadkach rezygnują z usług wirtualnego biura. Dzieje się tak najczęściej, w sytuacji gdy chcą zakończyć działalność spółki lub firmy lub też przenieść jej siedzibę do tradycyjnego lokalu, do którego będą mieli dostęp na wyłączność. W związku z tym warto zapoznać się z zapisami umowy dotyczącymi możliwości jej rozwiązania. Istotna jest nie tylko długość okresu wypowiedzenia, ale wymagana forma. Pisemna forma wypowiedzenia jest nie tylko kosztowana, gdyż najczęściej należy wysłać takie wypowiedzenie listem poleconym, ale i mało praktyczna. Ponadto w takim przypadku bieg terminu wypowiedzenia biec będzie dopiero od momentu jego otrzymania przez wirtualne biuro w Krakowie wypowiedzenia. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest umożliwienie Klientom wypowiedzenia umowy w formie dokumentowej. Dla uczynienia zadość takiej formie wystarczy, aby treść wypowiedzenia dotarła do adresata w taki sposób, aby mógł zapoznać się z jej treścią oraz nie miał wątpliwości co do adresata wiadomości. W praktyce wypowiedzenie w formie dokumentowej jest wysyłane mailem. W takim przypadku nie trzeba drukować i podpisywać wypowiedzenia, a przede wszystkim tracić czas i pieniądze na wysyłkę dokumentu pocztą.

Jak wybrać wirtualne biuro w Krakowie

Przy wyborze wirtualnego biura w Krakowie przedsiębiorcy zazwyczaj biorą pod uwagę następujące kwestie:

• cenę,
• lokalizację,
• długość okresu wypowiedzenia,
• cechy zespołu pracowników i osób zarządzających wirtualnym biurem.

Cena wirtualnego biura w stolicy województwa małopolskiego 

Cena to bardzo często główne kryterium decydujące o wyborze danej oferty, zwłaszcza jeżeli Klientowi zależy przede wszytki na adresie do rejestracji podmiotu. Zazwyczaj wirtualne biura w Krakowie oferują spore rabaty, w przypadku płatności z góry za 6, 12 lub 24 miesiące. Niektóre firmy wymagają od najemców wniesienia kaucji zwrotnej. która wynosi zwykle równowartość wynagrodzenia za wirtualne biuro za okres 2 miesięcy. Kaucja ta ma zwykle zabezpieczać zapłatę przez Klienta faktury. Z najtańszego wirtualnego biura w Krakowie można korzystać już od 40 zł netto miesięcznie.

Lokalizacja jako czynnik wyboru oferty

Wirtualne biura w centrum miasta cieszą się zwykle największą popularnością. Wirtualne biuro w Krakowie mające swoją siedzibę w ścisłym centrum lub przy jednej z głównych ulic miasta ma ułatwione zadanie, w zakresie możliwości pozyskania nowych Klientów. Jest to zrozumiałe, bo jaki przedsiębiorca nie chciałby, aby siedziba jego firmy nie znajdowała się w samym centrum Krakowa. Wirtualne biura, które mają siedzibę na obrzeżach miasta najczęściej konkurują wysokim standardem wykończenia i przyciągają Klientów zainteresowanych szerokim zakresem usług co-workingowych, przede wszystkim biurami serwisowanymi, miejscami do pracy, nauki czy też dostępem do przestrzeni open-space oraz dużym, doskonale wyposażonymi  salami konferencyjnymi, które mogą być przydatne do organizacji konferencji lub wydarzeń na większą skalę.

Długość okresu wypowiedzenia

Korzystając z wirtualnego biura najczęściej nie chcemy wiązać się długimi umowami. Wirtualne biura często jest przydatne w okresie inkubacji firmy dlatego też jej właścicielowi zależy nam możliwości jak najszybszego zakończenia działalności gospodarczej w razie potrzeby. Z uwagi na ten fakt najlepszą opcją jest zawarcie umowy o wirtualne biuro w Krakowie na czas nieokreślony z możliwości wypowiedzenia. Podpisując taką umowę można w każdej chwili zrezygnować z usługi bez konsekwencji. Nie ma sensu korzystania z usługi jeżeli nie jest ona już nam potrzebna.

Dobry zespół pracowników

Oczywiście twarde elementy oferty są ważne, ale nie można zapominać o kwestiach, które nie znajdują się na papierze, w umowie. Przy wyborze wirtualnego biura w Krakowie warto brać uwagę na jacy pracownicy są w nim zatrudnieni oraz kto nim zarządza. W codziennej współpracy jest to bardzo ważne. W tym zakresie wartość brać pod uwagę to, czy pracownicy wirtualnego biura są dostępni pod telefonem i sprawnie odpowiadają na maile. Ważne jest także to, aby były to osoby kompetentne posiadające podstawową wiedzę na temat przepisów prawnych związanych z rejestracją firmy lub spółki. Pracownicy powinny też posiadać doświadczanie, w zakresie udziału w kontrolach skarbowych, gdyż wirtualne biuro jak każda siedziba przedsiębiorcy w niektórych sytuacjach może zostać skontrolowana. Oczywiście to rutynowa czynności, jednak warto, aby mieć zagwarantowane, ze wirtualne biuro będzie także w tych sprawach działać szybko i sprawnie. Osoba zarządzająca wirtualnym biurem powinna stawiać na pierwszym miejscu Klienta i pomagać nie tylko w sprawach, do których są ściśle określone w umowie. Nie jest również korzystne, gdy zespół wirtualnego biura cechuje się zbytnim formalizmem, oczywiście jeżeli nie jest to wymagane przez prawo.

Zgoda na podnajem w ramach wirtualnego biura

Przedsiębiorca oferujący usługę wirtualnego biura w Krakowie powinien dysponować zgodą na podanej lokalu w ramach świadczenia tej usługi. Co oczywiste nie dotyczy to przypadku gdy ten przedsiębiorca jest właścicielem tego lokalu. W orzecznictwie sądów akcentowany jest pogląd, że dla ważności umowy o wirtualne biuro nie jest konieczne uzyskanie zgody na podnajem, gdyż czynność ta ma charakter zobowiązujący, a nie rozporządzający. Organy skarbowe najczęściej wymagają jednak przedłożenia takiej zgody, co stanowi warunek uznania umowy o wirtualne biuro za tytuł prawny do lokalu.

Wirtualne biuro w Krakowie, a Urząd Skarbowy

Problemy z urzędem skarbowym, w przypadku rejestracji spółki w wirtualnym biurze to od wielu lat już przeszłość. Aktualnie pracownicy fiskusa zdają sobie doskonale na czym polega usługa wirtualnego biura i nie jest to dla nich żadna nowość. Korzystanie z wirtualnego biura na potrzeby rejestracji do NIP i VAT nie jest żadnym problemem. Ostatecznie potwierdziły do sądy administracyjne w swoich orzeczeniach. Wprowadzenie od 2018 r. w stosunku do wirtualnych biura obowiązku stosowania przepisów AML spowodowało nawet, że od tej pory przedsiębiorcy korzystający z wirtualnego biura są uważani za zweryfikowanych w większym stopniu, niż Ci którzy wynajmują tradycyjny lokal. W świadomości przedsiębiorców nadal funkcjonuje wiele stereotypów dotyczących wirtualnego biura, które najczęściej wywodzą się jeszcze z początku ubiegłej dekady.  

Podsumowanie