Informacje na temat oferty wirtualnego biura w Krakowie
cena: od 39 zł netto miesięcznie
proces zawarcia umowy: maksymalnie 24 godziny
lokalizacja: centrum Krakowa - śródmieście
usługi: wirtualne biuro Kraków, adres do rejestracji firmy Kraków, adres do rejestracji spółki Krakównazwa firmy: Wirtualne Biuro Kraków sp. z o. o.dane rejestrowe:
NIP: 5170428314 KRS: 0000989914 REGON: 522960279
adres:
ul. Dajwór 14/19, 31-052 Kraków
tel.:
+ 48 661 745 418
e-mail: kontakt@24wirtualne-biuro.plwitryna: https://24wirtualne-biuro.pl/krakow
Czy
udostępnienie adresu do
rejestracji i korespondencji to jedyna usługa wirtualnego biur w Krakowie
Nie i to zdecydowanie. Jeszcze kilka, kilkanaście lat temu
istniały tego rodzaju podmioty. Pełniły
one jednak bardziej funkcje zwykłej skrzynki na korespondencję, niż wirtualnego
biura z prawdziwego zdarzenia. Obecnie wirtualne biura to zazwyczaj centra biznesowe,
które oferują kompleksową obsługę przedsiębiorców.
Co zapewnia każde wirtualne biuro w Krakowie?
Oferta wirtualnych biur w Krakowie jest zróżnicowana. Każda
firma posiada wyróżniający ją od innych przedsiębiorców katalog usług. Pewne
czynności muszą być jednak wykonywane w wirtualnym biurze, dlatego zapewnienie
pewnego minimum, w zakresie świadczonych usług jest konieczne żeby w ogóle
uznać daną firmę za wirtualne biuro.
Do takich usług należy:
- zezwolenie na
podanie adresu biura w CEIDG i KRS,
- przyjmowanie w biurze korespondencji adresowanej do Klienta,
- wykonywanie przy użyciu urządzenia wielofunkcyjnego
elektronicznych skanów korespondencji,
- udostępnienie biura na potrzeby kontroli,
- dostęp do Sali konferencyjnej,
- zezwolenie na podanie adresu w CEIDG i KRS
Zezwolenie na
podanie adresu biura w CEIDG i KRS
Bezprawne używane adresu wirtualnego biura w Krakowie
Wiele osób uważa, że do KRS i CEIDG można podać dowolny
adres, gdyż właściwe organy tego nie sprawdzają. Prawda wygląda jednak zgoła
inaczej. Organy podatkowe bardzo skrupulatnie kontrolują to, czy podany jako
siedziba spółki lub firmy adres jest
prawidłowy. Nie trzeba nawet tego łączyć z wirtualnym biurem, gdyż każdy lokal
jest w ten sposób weryfikowany. Wręcz przeciwnie czasami urząd skarbowy odstępuje od przeprowadzenia kontroli w wirtualnym
biurze w Krakowie, z jednej prostej przyczyny – lokal ten został już
wielokrotnie skontrolowany, gdyż używa go nie jeden, ale nawet kilkuset
przedsiębiorców. W takim przypadku pracownicy fiskusa odstępując od
przeprowadzenia wizji lokalnej, a żądają jedynie przedłożenia kopii mowy najmu wirtualnego biura.
Konsekwencje bezprawnego używania adresu wirtualnego biura
Jeżeli
zatem podasz bezprawnie adres jakiegoś wirtualnego biura przy rejestracji firmy
może Cię spotkać niespodzianka, gdyż bez umowy urząd skarbowy nie tylko nie
zarejestruje Twojego przedsiębiorstwa do
VAT, ale i uchyli numer NIP. Organy podatkowe w takich przypadkach zawiadamiają także Krajowy
Rejestr Sądowy lub CEIDG, co może skończyć się dla osoby posługującej się
bezprawnie adresem nałożeniem surowej kary pieniężnej oraz wszczęciem postępowania
przymuszającego, które także polega na stosowaniu sankcji pieniężnych. Wysokość
kar z tego tytułu może wynieść od kilku to nawet kilkudziesięciu tysięcy
złotych. Bezprawne korzystanie z adresu nie tylko się nie uda, ale będzie się
wiązać z przykrymi konsekwencjami.
Zawarcie umowy o wirtualne biuro przed używaniem wpisu w
CEIDG lub KRS
Zgodnie z praktyką przyjętą przez wirtualne biura w
Krakowie, w przypadku gdy dany podmiot jeszcze nie istnieje wirtualne biuro
udziela pisemnej lub dokumentowej zgody na użycie adresu, w celu zgłoszenia
danych podmiotu do KRS i CEIDG pod warunkiem niezwłocznego zawarcia umowy po
rejestracji podmiotu. Klient powinien samodzielnie zawiadomić wirtualne biuro o
rejestracji spółki na jego adres, a zaniechanie tego obowiązku może spowodować
nałożenie kary umownej. Nie mniej jednak
wirtualne biuro szybko może samodzielnie ustalić kto i w jakim celu użył
oferowanego adresu na podstawie ogólnodostępnej w Internecie bazy firm i spółek oraz innych jednostek
gospodarki narodowej prowadzonej przez Główny Urząd Statystyczny. Lepiej jednak
nie zwlekać ze zawarciem umowy, gdyż nawet jeżeli nie zostaniemy ukarani
finansowo, to już na starcie zrobimy złe
wrażenie i dołożymy pracownikom wirtualnego biura niepotrzebnej pracy. Warto także pamiętać, że umowa zawierana jest
od dnia podjęcia uchwały o ustaleniu adresu podmiotu, a nie dnia rejestracji.
Przyjmowanie w biurze korespondencji adresowanej do Klienta
Odbieranie korespondencji przez pracowników wirtualnego
biura
Wirtualne biuro w Krakowie to siedziba wielu firm, nie
zmienia to faktu, że pracownik biura wirtualnego to osoba czynna w lokalu
przedsiębiorstwa każdego z tych przedsiębiorców. Oznacza to, że listonosz powinien bez
problemu wydać takiego osobie korespondencje, nawet jeżeli nie dysponuje ona
pełnomocnictwem pocztowym. Wyjątek stanowi korespondencja z Sądów.
Pełnomocnictwo pocztowe
Wielu listonoszy nadal wymaga przedłożenia w takim przypadku
pełnomocnictwa pocztowego. Nie jest to
jednak większym problemem, gdyż przedsiębiorca może przecież w takim przypadku
upoważnić pracownika wirtualne biura to odbioru korespondencji. Pełnomocnictwo takie można sporządzić w
każdym Urzędzie pocztowym, nawet oddalonym o setki kilometrów od miasta, gdzie
znajduje się wirtualne biuro, gdyż pełnomocnictwo takie obowiązuje we
wszystkich placówkach pocztowych i każdego listonosza. Treść sporządzonego
pełnomocnika pocztowego jest umieszczana w systemie informatycznym poczty.
Opłata za bezterminowy pełnomocnictwo pocztowe wynosi 21 zł, więc nie jest to
jakaś astronomiczna kwota. Problem pojawią się tylko wówczas, gdy osoby
upoważnione do reprezentowania firmy przebywają za granicą, gdyż poczta nie uznaje ani pełnomocnictwa
podpisanego profilem zaufanym, ani kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie jest też rozwiązaniem problemu
sporządzenie pełnomocnictwa pocztowego przez notariusza, gdyż nawet takich
pełnomocnictw nie uznaje poczta, a zatem pełnomocnictwo, które upoważnia do zawarcia
nawet umowy sprzedaży nieruchomości nie jest wystarczające do odebrania w cudzym
imieniu listu, nawet gdy osoba będąca pełnomocnikiem jest adwokatem lub radcą
prawnym.
Jak rozwiązać ten problem?
Rozwiązaniem tego problemy jest udzielenie w zwykłej formy
pełnomocnictwa zwanego prokurą. Jeżeli dane pełnomocnika zostaną zgłoszone do
KRS lub CEIDG to nie będzie problemu z odbiorem poczty.
Co ciekawe bardzo często zdarza się, że pracownicy poczty
wymagają zamiast pełnomocnictwa pocztowego, np. pieczątki, z taką sytuacją
wielokrotnie się spotkaliśmy. W praktyce
bardzo rzadko zdarza się, aby korespondencję odebrała osoba nieuprawniona, po
pierwsze z tego powodu, że musiałby okazać awizo, a po drugiego ciężko sobie
wyobrazić jaki miałaby w tym interes, chociaż na pewno zdarzają się i takie
przypadki.
Odbiór awizo przez wirtualne biuro
Na czym polega awizo?
Awizo to dokument informujący o bezskutecznej próbie
doręczenia korespondencji pod podanym adresem. Awizowane są zwykle listy z
Sądów i urzędów. Na awizie wskazana jest
placówka pocztowa, w której można odebrać awizowanej korespondencję oraz 7
dniowy termin na odbiór. Co ważne na awizo wskazuje się datę próby
doręczenia, dzięki czemu wiadomo kiedy
termin ten rozpoczął swój bieg.
Kiedy pracownik wirtualnego biura odbierze awizo?
Wirtualne biuro jest czynne w godzinach pracy. Kraków to
jednak duże miasto i może się zdarzyć, że nie będzie w biurze pracownika
wirtualnego biura, który pełni funkcję pełnomocnika pocztowego, gdyż listonosz
pojawi się w lokalu poza standardowymi
godzinami pracy. Pracownik ten może też zachorować lub korzystać z urlopu.
Upoważnienia kilku pracowników do odbioru listów wiąże się z dodatkowymi
kosztami, dlatego rzadko jest praktykowane. Odbiór awiza nie jest jednak jakimś
problemem, gdyż pracownicy wirtualnego biura przynajmniej raz dziennie muszą
udać się na pocztę, w celu nadania korespondencji wychodzącej i odbioru
większych przesyłek, których listonosz z jakiś przyczyn nie zdołał dostarczyć.
Ponadto czasami Klientowi zależy na tym, aby nie odbierać korespondencji, a żeby
listonosz mógł zostawić tylko awizo dzięki czemu wydłuży się termin do złożenia
środka zaskarżenia, np. w sprawie
sądowej. Na życzenie Klienta nie odbieramy adresowanej do niego korespondencji, gdyż decyzja w tym zakresie należy tylko i
wyłącznie do niego.
Wykonywanie przy użyciu urządzenia wielofunkcyjnego
elektronicznych skanów korespondencji
W dzisiejszych czasach standardem jest archiwizowanie
korespondencji formie elektronicznej. Taka procedura jest stosowana nie tylko,
w przypadku firm korzystających z wirtualnego biura w Krakowie. W wirtualnym
biurze w Krakowie korespondencja może być skanowana lub też doręczana Ci bez
otwierania jeżeli np. znajdują tam się informacje, które chciałbyś utrzymać w tajemnicy. Wirtualne
biuro powinno dysponować wydajnym urządzeniem wielofunkcyjnym posiadającym
funkcje dwustronnego podajnika dokumentów do skanera. Funkcja ta znacznie
ułatwia pracę przy skanowanie poczty, a przy naprawdę dużej ilości dokumentów
wręcz ją umożliwia. Po zeskanowaniu poczty jest ona przesyłana na skrzynkę
mailową Klienta, w formie scalonej, bo nic tak bardzo nie utrudnia pracy jak
konieczność operowania dokumentem, którego każda strona znajduje się w odrębnym
pliku. Zeskanowane dokumenty mają format PDF tak abyś mógł szybko i wygodnie
otworzyć je na każdym urządzenia z dostępem do Internetu.
Udostępnienie biura na potrzeby kontroli
W sytuacji, gdy przedsiębiorca mający siedzibę w wirtualnym
biurze ubiega się lub otrzymał dofinansowanie rządowe lub unijne czasami
zachodzi konieczność udostępnienia biura właściwym organów, w celu
przeprowadzenia kontroli. Pracownik właściwej instytucji sprawdza wówczas, czy
lokal spełnia wymogi potrzebne do uzyskania określonego dofinansowania ze
środków UE lub krajowych funduszy wsparcia przedsiębiorców.
Dostęp do sali konferencyjnej
Bardzo często posiadanie zgodnie z umową dostępu do sali
konferencyjnej stanowi warunek rejestracji firmy lub spółki w wirtualnym biurze.
Urząd Skarbowy wymaga, aby przedsiębiorca, nawet jeżeli wykonuje pracę w domu
lub w terenie miał przynajmniej hipotetyczną możliwość skorzystania z fizycznego
lokalu, gdy zajdzie taka potrzeba. W związku z tym faktem każde wirtualne biuro
w Krakowie, nawet to najmniejsze posiada
sale konferencyjną.
Zakres usług, a
pakiet wirtualnego biura w Krakowie
Podstawowe usługi są dostępne oczywiście w standardowym
pakiecie wirtualnego biura, najczęściej jednak usługodawcy oferują także tańsze
i droższe pakiety, niż ten standardowy.
Pakiety korespondencyjne dla członków zarządu i wspólników
Członkowie zarządu jak i wspólnicy spółek muszą podać w KRS
adres do doręczeń. Jeżeli nie chcą podawać prywatnego adresu zamieszkania mogą
posłużyć się pakietem korespondencyjnym. Nie jest to wirtualne biuro, gdyż nie
prowadzą oni przedsiębiorstwa. Pakiet
korespondencyjny zawiera tylko i wyłącznie możliwość odbierania poczty, względnie
jest skanowania dlatego jest znacznie tańszy niż wirtualne biuro. Adresy do
korespondencji wykupują też między innymi studenci, którzy nie chcą, aby dostęp
do ich listów mieli ich współlokatorzy lub inne osoby niepowołane i w zasadzie każdy kto nie chce podawać adresu swojego zamieszkania, a ma potrzebę
otrzymania ważnej lub mniej ważnej korespondencji.
Pakiet premium wirtualnego biura
Pakiety premium obejmują zwykle usługi dodatkowe, które nie
są objęte standardowy umową o wirtualne biuro. Pakiety premium zwykle zawierają w sobie skanowanie
korespondencji bez limitu lub z bardzo wysokim limitem stron, a także dodatkowo
dostęp do sali konferencyjnej bez dodatkowych opłat. Pakiet premium wybierają
też osoby, która już na starcie chcą wiedzieć ile zapłacą za wirtualne biuro i
nie chcą być zaskakiwani na koniec miesiąca doliczonymi do faktury opłatami dodatkowymi za usługi nie objęte standardową umowa. W praktyce właśnie
takich osób jest najwięcej.
Pakiet standardowy wirtualnego biura w Krakowie
Pakiet standardowy wirtualnego biura, który adresowany jest do firm jest
najbardziej popularny, gdyż gwarantuje
wszystko to co jest niezbędne do prowadzenia firmy, a usługi dodatkowe przecież
można zawsze dokupić. Przeważnie dodatkowe skany korespondencji kosztują od 50
gr do 2-3 zł, nie jest to więc wydatek, który w jakiś znaczący sposób wpłynie
na budżet firmy, nawet tej najmniejszej.
Gdzie znajdują się informacje o zakresie usług wirtualnego biura w
ramach danego pakietu
Przede wszystkim należy dokładnej czytać umowę o wirtualne
biuro. Nie o to chodzi, aby znaleźć
jakieś kruczki prawne, gdyż zwykle wirtualne biura szanują Klientów i liczą na
długotrwałą współpracę, ale po prostu
zapoznać się z tym jaki zakres usług kupujemy. Niektóre wirtualne biura
ograniczają zakres umowy do minimum, a pozostałe kwestie regulują w
regulaminach, które oczywiście są stosowane na równi z umową. Przed wyborem wirtualnego biura warto też
zestawić otrzymane oferty i je porównać, gdyż czasem pomiędzy takimi samymi
pakietami różnych usługodawców występują istotne, wręcz kardynalne różnice. Na
tym etapie można też się zastanowić jakie usługi są na tak naprawdę potrzebne,
a jakie stanowią tylko nieistotny dodatek.
Jeżeli ten artykuł nie zaspokoił Twojej ciekawości to
zapraszamy do zapoznania się ze stroną blogową dotyczącą wirtualnego biura w
Krakowie.