Informacje na temat oferty wirtualnego biura w Krakowie

Czy udostępnienie adresu do rejestracji i korespondencji to jedyna usługa wirtualnego biur w Krakowie

Nie i to zdecydowanie. Jeszcze kilka, kilkanaście lat temu istniały tego rodzaju podmioty. Pełniły one jednak bardziej funkcje zwykłej skrzynki na korespondencję, niż wirtualnego biura z prawdziwego zdarzenia. Obecnie wirtualne biura to zazwyczaj centra biznesowe, które oferują kompleksową obsługę przedsiębiorców.

Co zapewnia każde wirtualne biuro w Krakowie?

Oferta wirtualnych biur w Krakowie jest zróżnicowana. Każda firma posiada wyróżniający ją od innych przedsiębiorców katalog usług. Pewne czynności muszą być jednak wykonywane w wirtualnym biurze, dlatego zapewnienie pewnego minimum, w zakresie świadczonych usług jest konieczne żeby w ogóle uznać daną firmę za wirtualne biuro.

Do takich usług należy:

• zezwolenie na podanie adresu biura w CEIDG i KRS,
• przyjmowanie w biurze korespondencji adresowanej do Klienta,
• wykonywanie przy użyciu urządzenia wielofunkcyjnego elektronicznych skanów korespondencji,
• udostępnienie biura na potrzeby kontroli,
• dostęp do Sali konferencyjnej,
• zezwolenie na podanie adresu w CEIDG i KRS

Zezwolenie na podanie adresu biura w CEIDG i KRS

Bezprawne używane adresu wirtualnego biura w Krakowie

Wiele osób uważa, że do KRS i CEIDG można podać dowolny adres, gdyż właściwe organy tego nie sprawdzają. Prawda wygląda jednak zgoła inaczej. Organy podatkowe bardzo skrupulatnie kontrolują to, czy podany jako siedziba spółki lub firmy adres jest prawidłowy. Nie trzeba nawet tego łączyć z wirtualnym biurem, gdyż każdy lokal jest w ten sposób weryfikowany. Wręcz przeciwnie czasami urząd skarbowy odstępuje  od przeprowadzenia kontroli w wirtualnym biurze w Krakowie, z jednej prostej przyczyny – lokal ten został już wielokrotnie skontrolowany, gdyż używa go nie jeden, ale nawet kilkuset przedsiębiorców. W takim przypadku pracownicy fiskusa odstępując od przeprowadzenia wizji lokalnej, a żądają jedynie przedłożenia kopii mowy najmu wirtualnego biura. 

Konsekwencje bezprawnego używania adresu wirtualnego biura 

Jeżeli zatem podasz bezprawnie adres jakiegoś wirtualnego biura przy rejestracji firmy może Cię spotkać niespodzianka, gdyż bez umowy urząd skarbowy nie tylko nie zarejestruje Twojego przedsiębiorstwa do VAT, ale i uchyli numer NIP. Organy podatkowe w takich przypadkach zawiadamiają także Krajowy Rejestr Sądowy lub CEIDG, co może skończyć się dla osoby posługującej się bezprawnie adresem nałożeniem surowej kary pieniężnej oraz wszczęciem postępowania przymuszającego, które także polega na stosowaniu sankcji pieniężnych. Wysokość kar z tego tytułu może wynieść od kilku to nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Bezprawne korzystanie z adresu nie tylko się nie uda, ale będzie się wiązać z przykrymi konsekwencjami.

Zawarcie umowy o wirtualne biuro przed używaniem wpisu w CEIDG lub KRS

Zgodnie z praktyką przyjętą przez wirtualne biura w Krakowie, w przypadku gdy dany podmiot jeszcze nie istnieje wirtualne biuro udziela pisemnej lub dokumentowej zgody na użycie adresu, w celu zgłoszenia danych podmiotu do KRS i CEIDG pod warunkiem niezwłocznego zawarcia umowy po rejestracji podmiotu. Klient powinien samodzielnie zawiadomić wirtualne biuro o rejestracji spółki na jego adres, a zaniechanie tego obowiązku może spowodować nałożenie kary umownej. Nie mniej jednak wirtualne biuro szybko może samodzielnie ustalić kto i w jakim celu użył oferowanego adresu na podstawie ogólnodostępnej w Internecie bazy firm i spółek oraz innych jednostek gospodarki narodowej prowadzonej przez Główny Urząd Statystyczny. Lepiej jednak nie zwlekać ze zawarciem umowy, gdyż nawet jeżeli nie zostaniemy ukarani finansowo, to już na starcie zrobimy złe wrażenie i dołożymy pracownikom wirtualnego biura niepotrzebnej pracy. Warto także pamiętać, że umowa zawierana jest od dnia podjęcia uchwały o ustaleniu adresu podmiotu, a nie dnia rejestracji.

Przyjmowanie w biurze korespondencji adresowanej do Klienta

Odbieranie korespondencji przez pracowników wirtualnego biura

Wirtualne biuro w Krakowie to siedziba wielu firm, nie zmienia to faktu, że pracownik biura wirtualnego to osoba czynna w lokalu przedsiębiorstwa każdego z tych przedsiębiorców. Oznacza to, że listonosz powinien bez problemu wydać takiego osobie korespondencje, nawet jeżeli nie dysponuje ona pełnomocnictwem pocztowym. Wyjątek stanowi korespondencja z Sądów.

Pełnomocnictwo pocztowe

Wielu listonoszy nadal wymaga przedłożenia w takim przypadku pełnomocnictwa pocztowego. Nie jest to jednak większym problemem, gdyż przedsiębiorca może przecież w takim przypadku upoważnić pracownika wirtualne biura to odbioru korespondencji. Pełnomocnictwo takie można sporządzić w każdym Urzędzie pocztowym, nawet oddalonym o setki kilometrów od miasta, gdzie znajduje się wirtualne biuro, gdyż pełnomocnictwo takie obowiązuje we wszystkich placówkach pocztowych i każdego listonosza. Treść sporządzonego pełnomocnika pocztowego jest umieszczana w systemie informatycznym poczty. Opłata za bezterminowy pełnomocnictwo pocztowe wynosi 21 zł, więc nie jest to jakaś astronomiczna kwota. Problem pojawią się tylko wówczas, gdy osoby upoważnione do reprezentowania firmy przebywają za granicą, gdyż poczta nie uznaje ani pełnomocnictwa podpisanego profilem zaufanym, ani kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie jest też rozwiązaniem problemu sporządzenie pełnomocnictwa pocztowego przez notariusza, gdyż nawet takich pełnomocnictw nie uznaje poczta, a zatem pełnomocnictwo, które upoważnia do zawarcia nawet umowy sprzedaży nieruchomości nie jest wystarczające do odebrania w cudzym imieniu listu, nawet gdy osoba będąca pełnomocnikiem jest adwokatem lub radcą prawnym.

Jak rozwiązać ten problem?

Rozwiązaniem tego problemy jest udzielenie w zwykłej formy pełnomocnictwa zwanego prokurą. Jeżeli dane pełnomocnika zostaną zgłoszone do KRS lub CEIDG to nie będzie problemu z odbiorem poczty.

Co ciekawe bardzo często zdarza się, że pracownicy poczty wymagają zamiast pełnomocnictwa pocztowego, np. pieczątki, z taką sytuacją wielokrotnie się spotkaliśmy. W praktyce bardzo rzadko zdarza się, aby korespondencję odebrała osoba nieuprawniona, po pierwsze z tego powodu, że musiałby okazać awizo, a po drugiego ciężko sobie wyobrazić jaki miałaby w tym interes, chociaż na pewno zdarzają się i takie przypadki.

Odbiór awizo przez wirtualne biuro

Na czym polega awizo?

Awizo to dokument informujący o bezskutecznej próbie doręczenia korespondencji pod podanym adresem. Awizowane są zwykle listy z Sądów i urzędów. Na awizie wskazana jest placówka pocztowa, w której można odebrać awizowanej korespondencję oraz 7 dniowy termin na odbiór. Co ważne na awizo wskazuje się datę próby doręczenia, dzięki czemu wiadomo kiedy termin ten rozpoczął swój bieg.

Kiedy pracownik wirtualnego biura odbierze awizo?

Wirtualne biuro jest czynne w godzinach pracy. Kraków to jednak duże miasto i może się zdarzyć, że nie będzie w biurze pracownika wirtualnego biura, który pełni funkcję pełnomocnika pocztowego, gdyż listonosz pojawi się w lokalu poza standardowymi godzinami pracy. Pracownik ten może też zachorować lub korzystać z urlopu. Upoważnienia kilku pracowników do odbioru listów wiąże się z dodatkowymi kosztami, dlatego rzadko jest praktykowane. Odbiór awiza nie jest jednak jakimś problemem, gdyż pracownicy wirtualnego biura przynajmniej raz dziennie muszą udać się na pocztę, w celu nadania korespondencji wychodzącej i odbioru większych przesyłek, których listonosz z jakiś przyczyn nie zdołał dostarczyć. Ponadto czasami Klientowi zależy na tym, aby nie odbierać korespondencji, a żeby listonosz mógł zostawić tylko awizo dzięki czemu wydłuży się termin do złożenia środka zaskarżenia, np. w sprawie sądowej. Na życzenie Klienta nie odbieramy adresowanej do niego korespondencji, gdyż decyzja w tym zakresie należy tylko i wyłącznie do niego.

Wykonywanie przy użyciu urządzenia wielofunkcyjnego elektronicznych skanów korespondencji

W dzisiejszych czasach standardem jest archiwizowanie korespondencji formie elektronicznej. Taka procedura jest stosowana nie tylko, w przypadku firm korzystających z wirtualnego biura w Krakowie. W wirtualnym biurze w Krakowie korespondencja może być skanowana lub też doręczana Ci bez otwierania jeżeli np. znajdują tam się informacje, które chciałbyś utrzymać w tajemnicy. Wirtualne biuro powinno dysponować wydajnym urządzeniem wielofunkcyjnym posiadającym funkcje dwustronnego podajnika dokumentów do skanera. Funkcja ta znacznie ułatwia pracę przy skanowanie poczty, a przy naprawdę dużej ilości dokumentów wręcz ją umożliwia. Po zeskanowaniu poczty jest ona przesyłana na skrzynkę mailową Klienta, w formie scalonej, bo nic tak bardzo nie utrudnia pracy jak konieczność operowania dokumentem, którego każda strona znajduje się w odrębnym pliku. Zeskanowane dokumenty mają format PDF tak abyś mógł szybko i wygodnie otworzyć je na każdym urządzenia z dostępem do Internetu.

Udostępnienie biura na potrzeby kontroli

W sytuacji, gdy przedsiębiorca mający siedzibę w wirtualnym biurze ubiega się lub otrzymał dofinansowanie rządowe lub unijne czasami zachodzi konieczność udostępnienia biura właściwym organów, w celu przeprowadzenia kontroli. Pracownik właściwej instytucji sprawdza wówczas, czy lokal spełnia wymogi potrzebne do uzyskania określonego dofinansowania ze środków UE lub krajowych funduszy wsparcia przedsiębiorców.

Dostęp do sali konferencyjnej

Bardzo często posiadanie zgodnie z umową dostępu do sali konferencyjnej stanowi warunek rejestracji firmy lub spółki w wirtualnym biurze. Urząd Skarbowy wymaga, aby przedsiębiorca, nawet jeżeli wykonuje pracę w domu lub w terenie miał przynajmniej hipotetyczną możliwość skorzystania z fizycznego lokalu, gdy zajdzie taka potrzeba. W związku z tym faktem każde wirtualne biuro w Krakowie, nawet to najmniejsze posiada sale konferencyjną.

Zakres usług, a pakiet wirtualnego biura w Krakowie

Podstawowe usługi są dostępne oczywiście w standardowym pakiecie wirtualnego biura, najczęściej jednak usługodawcy oferują także tańsze i droższe pakiety, niż ten standardowy.

Pakiety korespondencyjne dla członków zarządu i wspólników

Członkowie zarządu jak i wspólnicy spółek muszą podać w KRS adres do doręczeń. Jeżeli nie chcą podawać prywatnego adresu zamieszkania mogą posłużyć się pakietem korespondencyjnym. Nie jest to wirtualne biuro, gdyż nie prowadzą oni przedsiębiorstwa. Pakiet korespondencyjny zawiera tylko i wyłącznie możliwość odbierania poczty, względnie jest skanowania dlatego jest znacznie tańszy niż wirtualne biuro. Adresy do korespondencji wykupują też między innymi studenci, którzy nie chcą, aby dostęp do ich listów mieli ich współlokatorzy lub inne osoby niepowołane i w zasadzie każdy kto nie chce podawać adresu swojego zamieszkania, a ma potrzebę otrzymania ważnej lub mniej ważnej korespondencji.

Pakiet premium wirtualnego biura

Pakiety premium obejmują zwykle usługi dodatkowe, które nie są objęte standardowy umową o wirtualne biuro. Pakiety premium zwykle zawierają w sobie skanowanie korespondencji bez limitu lub z bardzo wysokim limitem stron, a także dodatkowo dostęp do sali konferencyjnej bez dodatkowych opłat. Pakiet premium wybierają też osoby, która już na starcie chcą wiedzieć ile zapłacą za wirtualne biuro i nie chcą być zaskakiwani na koniec miesiąca doliczonymi do faktury opłatami dodatkowymi za usługi nie objęte standardową umowa. W praktyce właśnie takich osób jest najwięcej.

Pakiet standardowy wirtualnego biura w Krakowie

Pakiet standardowy wirtualnego biura, który adresowany jest do firm jest najbardziej popularny, gdyż gwarantuje wszystko to co jest niezbędne do prowadzenia firmy, a usługi dodatkowe przecież można zawsze dokupić. Przeważnie dodatkowe skany korespondencji kosztują od 50 gr do 2-3 zł, nie jest to więc wydatek, który w jakiś znaczący sposób wpłynie na budżet firmy, nawet tej najmniejszej.

Gdzie znajdują się informacje o zakresie usług wirtualnego biura w ramach danego pakietu

Przede wszystkim należy dokładnej czytać umowę o wirtualne biuro. Nie o to chodzi, aby znaleźć jakieś kruczki prawne, gdyż zwykle wirtualne biura szanują Klientów i liczą na długotrwałą współpracę, ale po prostu zapoznać się z tym jaki zakres usług kupujemy. Niektóre wirtualne biura ograniczają zakres umowy do minimum, a pozostałe kwestie regulują w regulaminach, które oczywiście są stosowane na równi z umową. Przed wyborem wirtualnego biura warto też zestawić otrzymane oferty i je porównać, gdyż czasem pomiędzy takimi samymi pakietami różnych usługodawców występują istotne, wręcz kardynalne różnice. Na tym etapie można też się zastanowić jakie usługi są na tak naprawdę potrzebne, a jakie stanowią tylko nieistotny dodatek.

Jeżeli ten artykuł nie zaspokoił Twojej ciekawości to zapraszamy do zapoznania się ze stroną blogową dotyczącą wirtualnego biura w Krakowie.