Wirtualne biuro musi zweryfikować tożsamość Klienta, ze względu na przepisy ustawy o przeciwdziałaniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmowi, tak zwanych przepisów AML. Na podstawie tej ustawy przedsiębiorcy prowadzący wirtualne biura mają status instytucji zobowiązanej do stosowania środków bezpieczeństwa, które mają zapobiec praniu brudnych pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu. Takim środkiem bezpieczeństwa jest właśnie ustalenie tożsamości Klienta oraz ustalenia danych beneficjenta rzeczywistego.
Tożsamość Klienta i osoby działającej w imieniu Klienta można zweryfikować za pomocą:
Podstawową metodą weryfikacji z klienta wirtualnego biura jest sprawdzenie dokumentu tożsamości Klienta. Dokumentem tym może być dowód osobisty, a w przypadku gdy Klient go nie posiada paszportu. Dokumenty takie jak prawo jazdy, czy legitymacja zawodowa nie są takim dokumentem. W celu weryfikacji dokumentu tożsamości pracownik wirtualnego biura powinien sprawdzić autentyczność dowodu tożsamości, w szczególności zweryfikować czy dokument ten nie nosi znamiona podrobienia lub przerobienia oraz czy posługuje nim się osoba, której zdjęcie znajduje się na tym dokumencie tożsamości. Pracownik wirtualnego biura może wykonać kserokopię tego dokumentu lub skan tego dokumentu. Generalny Inspektor Danych osobowych zwrócił jednak uwagę, że do wykonywania kopii dokumentów tożsamości należy podchodzić z rezerwą, a wykonanie tej kopii musi być uzasadnione okolicznościami sprawy. W przypadku zawarcia umowy o wirtualne biuro bez osobistej obecności Klienta lub jego pełnomocnika istnieje możliwość weryfikacji dokumentu w trakcie wideokonferencji. Klient powinien również złożyć oświadczenie zawierające dane jego dokumentu tożsamości, tj. numer, serię, datę ważności oraz organ wydający dokument. Weryfikacja tożsamości Klienta na podstawie dowodu osobistego może być zawodna, gdyż istnieje ryzyko, że Klient może posługiwać się skradzionym skradzionym lub podrobionym dowodem osobistym. Nie zawsze pracownik wirtualnego biura jest w stanie wykryć takie działanie.
Weryfikacja tożsamości za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego polega na złożeniu podpisu za pomocą tych podpisów pod dokumentem zawierającym umowę o wirtualne biuro lub załączników do umowy. Jest to skuteczniejsza firma weryfikacji tożsamości w porównaniu do sprawdzenia dokumentu tożsamości, gdyż w takim przypadku mamy pewność, że tożsamość Klienta jest zweryfikowana już przez inny podmiot. W przypadku profilu zaufanego będzie to bank, zakład ubezpieczeń społecznych lub urząd skarbowy. W przypadku podpisu elektronicznego tożsamość jest weryfikowana przez uprawniony podmiot. Chodzi oczywiście wyłącznie o podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego, kwalifikowanego certyfikatu, gdyż zwykły podpis elektroniczny nie umożliwia zweryfikowania tożsamości jego posiadacza.
Podobnie jak w przypadku podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego weryfikacja taka jest bardzo skuteczna. Weryfikacja ta następują za pomocą dedykowanej aplikacji. W takim przypadku pracownik wirtualnego biura może zweryfikować w sposób autentyczny i pewny autentyczność dowodu osobistego, w szczególności danych dotyczących serii i numeru tego dokumentu. Niestety jednak ze względu na fakt, że niewiele osób posiada dowodów osobisty z warstwą elektroniczną metoda ta jest rzadko używana. Ponadto skorzystania z tej formy weryfikacji oprócz elektronicznego dowodu osobistego konieczna jest również jego aktywacja. Wiele osób, które posiadają taki dokument nie dokonują aktywacji warstwy elektronicznej.
Ta forma weryfikacja polega na tym, że Klient wirtualnego biura opłaca pierwszą fakturę z danych konta firmowego lub dokonuje z tego konta na konto wirtualnego biura symbolicznego przelewy w wysokości 1 zł. Ta metoda weryfikacji ma charakter pomocniczy. Oznacza to, że tej formie weryfikacji musi towarzyszyć jeszcze inna forma weryfikacji tożsamości.
Ta firma weryfikacji tożsamości Klienta jest stosowana, ale wyłącznie pomocniczo. Oświadczenia potwierdzającego dane Klienta oraz beneficjentów rzeczywistych powinno być odebrane, jednak nie wyłącza to obowiązku weryfikacji tożsamości Klienta za pomocą podpisu elektronicznego lub dowodu tożsamości. W oświadczeniach tych należy podać dane dowodu osobistego Klienta i beneficjentów rzeczywistych. Należy także odebrać oświadczenie, na okoliczność, że Klient nie zajmuje eksponowanego stanowiska politycznego w rozumieniu ww. ustawy.
Przed zawarciem umowy o wirtualne biuro pracownik wirtualnego biura musi sprawdzić czy dane Klienta lub beneficjentów rzeczywistych jego firmy nie znajdują się na liście obostrzeń KNF oraz listach sanacyjnych. W tym celu najlepiej skorzystać z zewnętrznego oprogramowania.
Chcesz zawrzeć umowę wirtualne biuro?
Napisz o nas lub zadzwoń. Dane kontaktowe znajdziesz tutaj.
