Rejestr
działalności na rzecz spółek lub trustów to kluczowy element ustawy o
przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Jego głównym
celem jest wprowadzenie narzędzi zapewniających większą transparentność
podmiotów, które świadczą usługi na rzecz spółek i trustów, oraz zapobieganie
przestępstwom finansowym. Poniżej znajdziesz szczegółowy opis najważniejszych
aspektów związanych z rejestrem, który został stworzony na mocy Ustawy z
dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu
terroryzmu (Dz.U. 2018 poz. 723).
1. Podstawa prawna i cel rejestru
Rejestr
działalności na rzecz spółek lub trustów został wprowadzony w ramach ustawy o przeciwdziałaniu
praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, aby zwiększyć nadzór nad firmami i
osobami fizycznymi, które mogą być wykorzystywane do działań związanych z
praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. Ustawa stanowi implementację
dyrektyw Unii Europejskiej, których celem jest ograniczenie ryzyka nadużyć
finansowych na terenie Wspólnoty.
Zgodnie z
ustawą, przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność na rzecz spółek lub
trustów, muszą uzyskać wpis do rejestru. Rejestr ten prowadzony jest przez
Dyrektora Izby Administracji Skarbowej. Jego głównym celem jest kontrola nad
podmiotami, które mogą być potencjalnie narażone na działalność przestępczą
związaną z obrotem finansowym.
2. Kto podlega obowiązkowi wpisu?
Zgodnie z art.
2 ust. 1 pkt 16 ustawy, obowiązek wpisu do rejestru dotyczy wszystkich
przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz spółek lub trustów. Do
działalności objętej obowiązkiem rejestracji zalicza się m.in.:
- Tworzenie osoby prawnej (np. spółki, fundacje,
stowarzyszenia) lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości
prawnej.
- Pełnienie funkcji członka zarządu lub umożliwianie innej osobie
pełnienia podobnej funkcji w osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej
nieposiadającej osobowości prawnej.
- Zapewnianie siedziby, adresu do korespondencji lub
innych usług administracyjnych, które są wykorzystywane do prowadzenia
działalności przez osoby prawne.
- Działanie jako powiernik trustu, który powstał w wyniku
czynności prawnych.
- Wykonywanie praw z akcji lub
udziałów na
rzecz podmiotów innych niż spółki notowane na rynku regulowanym.
Ten szeroki
katalog działalności obejmuje wiele usług, które mogą być wykorzystywane przez
spółki i trusty, w szczególności w kontekście międzynarodowych operacji
finansowych. W praktyce oznacza to, że zarówno wirtualne biura, doradcy
gospodarczy, jak i podmioty zajmujące się zarządzaniem aktywami mogą podlegać
obowiązkowi rejestracji.
3. Proces rejestracji
Przedsiębiorcy,
którzy prowadzą działalność objętą obowiązkiem rejestracji, muszą złożyć
wniosek o wpis do rejestru. Proces ten jest szczegółowo uregulowany w ustawie
oraz przepisach wykonawczych.
Krok 1: Złożenie wniosku
Wniosek o
wpis do rejestru należy złożyć elektronicznie za pośrednictwem platformy ePUAP.
Przedsiębiorca musi podać w nim następujące informacje:
- Imię i nazwisko lub nazwę firmy,
- Numer KRS (jeśli dotyczy) oraz numer NIP,
- Szczegółowy opis
świadczonych usług,
- Dane kontaktowe przedsiębiorcy.
Do wniosku
należy dołączyć oświadczenie, w którym przedsiębiorca potwierdza, że posiada
niezbędne kwalifikacje i doświadczenie wymagane do prowadzenia działalności na
rzecz spółek lub trustów. Zgodnie z art. 129c ust. 2, przedsiębiorca
musi udokumentować, że posiada wiedzę lub doświadczenie zawodowe w tej
dziedzinie. Może to obejmować np. ukończenie specjalistycznego kursu, szkolenia
lub roczne doświadczenie w zakresie czynności, które są przedmiotem
działalności regulowanej.
Krok 2: Opłata za wpis
Wpis do rejestru
wiąże się z jednorazową opłatą, która wynosi 616 zł. Przedsiębiorcy są
również zobowiązani do uiszczania opłat za wszelkie zmiany w rejestrze, które
wynikają np. ze zmiany danych osobowych, zakresu świadczonych usług lub
zawieszenia działalności.
Krok 3: Rozpatrywanie wniosku
Wniosek o
wpis do rejestru jest rozpatrywany przez właściwy organ administracji skarbowej
w terminie 14 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku. W przypadku, gdy
wniosek zostanie zaakceptowany, przedsiębiorca uzyskuje oficjalny wpis do
rejestru, co pozwala na legalne prowadzenie działalności na rzecz spółek lub
trustów.
4. Obowiązki przedsiębiorcy po uzyskaniu wpisu
Uzyskanie
wpisu do rejestru to tylko pierwszy krok. Po wpisaniu do rejestru,
przedsiębiorca musi spełniać szereg obowiązków, które wynikają z ustawy o
przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
a) Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego
Zgodnie z art.
34 ust. 1 pkt 2 ustawy, przedsiębiorcy muszą stosować środki bezpieczeństwa
finansowego w odniesieniu do swoich klientów. Obejmuje to:
- Identyfikację beneficjentów
rzeczywistych –
przedsiębiorca musi ustalić, kto faktycznie kontroluje podmiot, na rzecz
którego świadczone są usługi. Jest to kluczowe w kontekście
przeciwdziałania praniu pieniędzy.
- Monitorowanie transakcji – przedsiębiorcy muszą
monitorować transakcje swoich klientów, aby wykrywać podejrzane operacje,
które mogą wskazywać na przestępstwa finansowe.
- Zgłaszanie podejrzanych
transakcji –
przedsiębiorca ma obowiązek zgłaszania Generalnemu Inspektorowi Informacji
Finansowej wszelkich transakcji, które budzą wątpliwości co do legalności
ich pochodzenia lub celu.
b) Aktualizacja danych w rejestrze
Każda zmiana
danych dotyczących działalności przedsiębiorcy musi być zgłoszona do rejestru w
terminie 14 dni od momentu jej wystąpienia. Dotyczy to zarówno zmiany w danych
kontaktowych, jak i zmiany zakresu świadczonych usług. Jeśli przedsiębiorca
zdecyduje się na zawieszenie działalności, także musi poinformować o tym organ
prowadzący rejestr.
c) Przechowywanie dokumentacji
Przedsiębiorcy
są zobowiązani do przechowywania dokumentacji dotyczącej swoich klientów oraz
świadczonych usług przez okres co najmniej 5 lat. Dokumenty te mogą być
przedmiotem kontroli organów nadzorczych, które sprawdzają, czy przedsiębiorca
przestrzega przepisów ustawy.
5. Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów
Nieuzyskanie
wpisu do rejestru, mimo prowadzenia działalności na rzecz spółek lub trustów,
jest obciążone poważnymi sankcjami. Zgodnie z art. 153a ustawy,
przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność bez wpisu, mogą zostać ukarani
grzywną w wysokości do 100 000 zł. Sankcje te mają na celu
wyeliminowanie z rynku podmiotów, które nie spełniają wymogów ustawy i mogą
prowadzić działalność o charakterze przestępczym.
6. Zawieszenie i wykreślenie z rejestru
Przedsiębiorcy,
którzy zdecydują się na czasowe zawieszenie działalności, muszą poinformować o
tym organ prowadzący rejestr. Zawieszenie działalności nie oznacza jednak, że przedsiębiorca
jest zwolniony z przestrzegania przepisów ustawy – w szczególności tych
dotyczących przechowywania dokumentacji oraz zgłaszania podejrzanych
transakcji.
W przypadku
trwałego zakończenia działalności, przedsiębiorca może złożyć wniosek o wykreślenie
z rejestru. Procedura ta wymaga zgłoszenia odpowiedniego wniosku oraz
potwierdzenia, że wszystkie obowiązki wynikające z ustawy zostały dopełnione.
Podsumowanie
Rejestr
działalności na rzecz spółek lub trustów jest jednym z fundamentów systemu przeciwdziałania
praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w Polsce. Przedsiębiorcy świadczący
usługi na rzecz spółek muszą uzyskać wpis do tego rejestru, a następnie
spełniać szereg obowiązków wynikających z przepisów ustawy.