Wirtualne biuro Kraków 

• cena: od 39 zł netto miesięcznie
• proces zawarcia umowy: maksymalnie 24 godziny
  
• lokalizacja: centrum Krakowa - śródmieście
  
• usługi: wirtualne biuro Kraków, adres do rejestracji firmy Kraków, adres do rejestracji spółki Kraków
  
• nazwa firmy: Wirtualne Biuro Kraków sp. z o. o. 
  
• dane rejestrowe:  NIP: 5170428314 KRS: 0000989914 REGON: 522960279
  
• adres: ul. Dajwór 14/19, 31-052 Kraków
• tel.: + 48 661 745 418
  
• e-mail: kontakt@24wirtualne-biuro.pl
  
• witryna: https://24wirtualne-biuro.pl/krakow

Jak zdefiniować wirtualne biuro?

Wirtualne biuro w Krakowie to potoczna nazwa usługi polegającej na zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej lub osobie fizycznej w rozumieniu art. 2 pkt 16a ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Oczywiście wirtualne biuro bywa w różny sposób definiowane, niekoniecznie na gruncie ustawowym, jednak definicja sformułowana na gruncie ww. ustawy wydaje się w sposób najbardziej trafna.

Kogo obejmuje rejestr działalności na rzecz spółek i trustów

Działalność, w zakresie udostępniania tak zwanego wirtualnego biura ma charakter regulowany, co oznacza, że wymaga spełnienia dodatkowych warunków, przede wszystkim wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek i trustów zgodnie z art. 129a ust. 1  ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Rejestr ten potocznie jest nazywany rejestrem wirtualnych biur, chociaż obejmuje także inne usługi.

Zgodnie z art. art. 2 pkt 16a ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oprócz przedsiębiorców zajmujących  się świadczeniem wcześniej zdefiniowanych usług wirtualnego biura obowiązek wpisu do rejestru obejmuje także przedsiębiorców, którzy zamierzają świadczyć usługi na polegające na:

• tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, pełnieniu funkcji członka zarządu lub umożliwianiu innej osobie pełnienia tej funkcji lub podobnej funkcji w osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
• zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
• działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako powiernik trustu, który powstał w drodze czynności prawnej,
• działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako osoba wykonująca prawa z akcji lub udziałów na rzecz podmiotu innego niż spółka notowana na rynku regulowanym podlegającym wymogom dotyczącym ujawniania informacji zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub podlegająca równoważnym standardom międzynarodowym.

Usługi objęte wskazanym powyżej zakresem mogą także bez obowiązku wpisania do rejestru wykonywać adwokaci, radcy prawni oraz spółki z ich udziałem w rozumieniu ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych i ustawy z dnia 26 maja 1982 r. – Prawo o adwokaturze. Jest top zrozumiałe, gdyż zawodowi zastępcy procesowi podlegają znacznie bardziej wyśrubowanym wymogom, dlatego niejako w sposób oczywisty uznaje się, że posiadają oni wiedzę potrzebną do wykonywania wskazanej działalności gospodarczej. Oczywiście w praktyce radcy prawni nie świadczą usług takich jak udostępnianie wirtualnego biura, gdyż nie ma to żadnego związku ze świadczeniem pomocy prawnej. Jeżeli chodzi natomiast i inne usługi wymienione w katalogu objętym wskazaną regulacją, np. tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej to jak najbardziej zawodowi prawnicy zajmują się takimi sprawami. Oczywiście nie zwalania to z wymogów wdrożenia procedury wewnętrznej i stosowania środków bezpieczeństwa finansowego przewidzianego w ustawie, z tym zastrzeżeniem, ze obowiązek ujawniania informacji lub dokumentów powierzonych przez Klienta na wezwanie właściwych organów jest ograniczony obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej. Wpis do Rego rejestru jest natomiast wymagany, w przypadku doradców podatkowych. Wirtualne biuro Kraków sp. z o. o. oczywiście taki wpis posiada.

Kto może być wpisany do rejestru działalności na rzecz spółek i trustów?

W celu wpisania do rejestru działalności na rzecz spółek i trustów należy spełnić następujące wymogi:

• brak skazania prawomocnym wyrokiem Sądu za umyślne przestępstwo przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wymiarowi sprawiedliwości, przeciwko wiarygodności dokumentów, przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym, przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, przestępstwo, o którym mowa w art. 165a ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej lub umyślne przestępstwo skarbowe podobne zgodnie z art. 129b ust 1. ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
• posiadanie wiedzy i doświadczenia, w zakresie przedmiotu działalności objętej wpisem przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz spółek i trustów zgodnie z art. 129b ust 1. ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Brak skazania za określone przestępstwo

Wymóg ten dotyczy osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, w tym również każdego ze wspólników spółki cywilnej. W przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej wymóg ten dotyczy zarówno członków zarządu oraz wspólników, którym powierzono prowadzenie spraw spółki, np. komplementariuszom, partnerom, czy wspólnikowi spółki jawnej, ale także każdej innej osobie, która kieruje działalnością na rzecz spółek i trustów objętą wpisem. W praktyce osobą taka może być pracownik spółki wykonujące kierownicze czynności, np. dyrektor lub prokurent.

Posiadanie wiedzy i doświadczenia

Wymóg ten może wydawać się nieostry, ale w art. 129c ust. 1 ustawodawca w sposób precyzyjny go definiuje. Zgodnie z tym przepisem uznaje się, że osoba fizyczna posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie objętym wpisem jeżeli: 

• ukończyła szkolenia lub kurs obejmujących prawne lub praktyczne zagadnienia związane z działalnością na rzecz spółek lub trustów,
• wykonywała, przez okres co najmniej roku, czynności związanych z działalnością na rzecz spółek lub trustów.

Ukończenie kursu lub szkolenia albo posiadanie doświadczenia, o którym mowa powyżej musi być udokumentowane. Dokumentem takim może być świadectwo pracy lub zaświadczenie z zakładu pracy potwierdzające, że osoba zatrudniona wykonywała czynności objęte wpisem. Doświadczenie takie może być również zdobyte na podstawie pełnienia funkcji członka zarządu w podmiocie, który wykonywał czynności objęte wpisem. Oczywiście musi to być podmiot, który posiadał uprawnienia do świadczenia tego rodzaju usług, jeżeli chodzi o okres po dniu 1 października 2021, kiedy weszła w życie regulacja.

Szkolenia i kursy obejmujące prawne lub praktyczne zagadnienia związanie z działalnością na rzecz spółek i trustów prowadzone są najczęściej przez adwokatów, radców prawnych, którzy pełnia funkcje oficerów compliance. Szklenia takie i kursy obejmują przede wszystkim wiedzę z zakresu przepisów regulujących przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Od kiedy wirtualne biura muszą posiadać uprawnienia?

Wpis na listę przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz spółek i trustów jest obowiązkowy od dnia 1 października 2021 r. kiedy rejestr ten został uruchomiony. Przedsiębiorcy, którzy do tej pory świadczyli usługi objęte wpisem, np. wirtualnego biura mieli obowiązek do dnia 30 kwietnia 2022 r. uzyskać wpis do wskazanego rejestru. W okresie przejściowym działalność wirtualnych biur mogła być zatem prowadzona bez wymaganego prawem wpisu, jednak dotyczyło to tylko i wyłącznie podmiotów, które świadczyły ww. usługi przed dniem 1 października 2021 r.

Jak wygląda procedura wpisu do „rejestru wirtualnych biur”?

Procedura wpisania do tego rejestru wymaga zachowania formy elektronicznej. Z uwagi na ten fakt osoba składająca wniosek musi posiadać profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Wniosek składa się za pomocą standardowego formularza udostępnionego w systemie epuap. We wniosku należy podać podstawowe dane przedsiębiorcy ubiegającego się o wpis do rejestru wirtualnych biur.

W przypadku osoby fizycznej są to imię i nazwisko, PESEL, NIP oraz REGON, względnie datę urodzenia oraz serie i numer paszportu, ze wskazaniem daty ważności dokumentu i nazwy organu, który go wydał. jeżeli osoba ta nie posiada numeru PESEL.

W przypadku osoby prawnej należy podać numer we właściwym rejestrze, a także NIP oraz REGON. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku jednostek organizacyjnych, które nie posiadają osobowości prawnej. Dodatkowo należy wskazać wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu. Z praktyki organów podatkowych wynika, że będą to w każdym przypadku niezależnie, czy kierują one wykonywaniem działalności regulowanej wszyscy członkowie zarządu, wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki oraz prokurenci te wszystkie osoby muszą być wskazane jako osoby reprezentujące podmiot. Dodatkowo jeżeli do reprezentowania spółki uprawnione są inne osoby, których dane nie są ujawnione w rejestrze należy także we wniosku wskazać te osoby. Jeżeli chodzi o zakres danych osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy to obejmuje on imię i nazwisko oraz numer PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL także datę urodzenia, a także serię i numer paszportu ze wskazaniem daty ważności i kraju wydania.

We wniosku trzeba wskazać zaznaczając odpowiednie pole jakie usługi będzie wykonywał przedsiębiorca, np. udostępnianie adresu wirtualnego w Krakowie i zakładanie nowych spółek. Wpis obejmuje bowiem wyłącznie zakres usług określony przez przedsiębiorcę i nie upoważnia do świadczenia usług na rzecz spółek i trustów w zakresie nie objętym wpisem. Przedsiębiorca może zaznaczyć jedną, kilka lub wszystkie kategorie usług. Należy jednak pamiętać, że przedsiębiorca musi spełnić wymogi w zakresie wiedzy albo doświadczenia w zakresie każdej z wybranych kategorii usług.

Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o treści:

„Oświadczam, że dane zawarte we wniosku są kompletne i zgodne z prawdą. Znane mi są warunki wykonywania działalności na rzecz spółek lub trustów, o której mowa w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W szczególności oświadczam, że spełnione są warunki, o których mowa w art. 129b i 129c wymienionej ustawy. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”

Oświadczenie to muszą podpisać osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, a w przypadku jednostek organizacyjnych wszystkie osoby upoważnione do jej reprezentowania. Nie jest wystarczające gdy oświadczenie takie złożą wyłącznie osoby upoważnione zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi w KRS. Oświadczenie to może być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym . Alternatywnie oświadczenie takie może być podpisane w formie odręcznej jednak wówczas trzeba je dołączyć wraz z elektronicznym poświadczeniem sporządzonym i podpisanym przez notariusza w formie elektronicznej.

Oświadczenie jest podstawowym dokumentem, które potwierdza spełnienie przez upoważnione osoby warunków uzyskania wpisu do rejestru. Na etapie wpisu do rejestru nie jest wymagane przedłożenie dokumentów na okoliczność spełnienia przedmiotowych warunków. Podobnie sytuacja wygląda jeżeli chodzi o wykazanie faktu niekaralności. Na etapie wpisu do rejestru nie musisz dołączać zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. Oczywiście, gdy organ dokonujący wpisu poweźmie wątpliwość co do tego, czy na pewno spełniasz warunki do wykonywania działalności gospodarczej to zostaniesz niezwłocznie wezwany do wykazania tej okoliczności stosowanymi i dokumentami, np. zaświadczeniami z KRK, świadectwami pracy, aktem powołania do pełnienia funkcji, czy oświadczeniami świadków lub odpisami z KRS/CEIDG.

Sam wniosek o wpis do rejestru można podpisać elektronicznie zgodnie z zasadami reprezentacji, w tym przypadku nie jest wymagany udział wszystkich osób upoważnionych do reprezentacji. Do wniosku warto dołączyć żądanie wydania zaświadczenia o wpisie. Koszt wydania takiego zaświadczenia wynosi 17 zł. Co prawda wpis do rejestru jest jawny i każdy zainteresowany może to sprawdzić, ale warto posiadać zaświadczenie tym bardziej, że jest ono sporządzone w formie elektronicznej co oznacza ze może być dowolną ilość razy powielane.

Kto prowadzi rejestr wirtualnych biur?

Rejestr działalności świadczących usługi na rzecz spółek i trustów prowadzonych jest przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach. Podmiot ten prowadzi rejestr dla przedsiębiorców z całej Polski, dlatego do niego należy kierować wniosek o wpis.

Koszt uzyskaniu wpisu w rejestrze wirtualnych biur

Wpis w rejestrze wirtualnych biur ma charakter odpłatny. Opłata skarbowa za wpis do rejestru wynosi 616 zł. Dowód tej opłaty należy dołączyć do wniosku o wpis. W przypadku zgłoszenia zmiany danych we wpisie, np. dodanie osoby uprawnionej do reprezentacji lub katalogu usług opłata jest o połowę niższa i wynosi 308 zł. Jest to opłata skarbowa, która stanowi dochód państwa.

Jak długo czeka się na wpis do rejestru?

Na wpis do rejestru czeka się maksymalnie 14 dni. Termin ten dotyczy jednak poprawnie uzupełnionego i kompletnego wniosku. Jeżeli wniosek ten będzie wypełniony w sposób wadliwy lub nie zostaną załączone wymagane dokumenty Dyrektor Izby Skarbowej wezwie wnioskodawcę do jego uzupełnienia, względnie poprawienia, dopiero po wykonaniu tego zobowiązania rozpocznie biec 14 dniowy termin na dokonanie wpisu.

Jesteśmy wpisani do rejestru- co dalej?

Dyrektor Izby Skarbowej nie powiadomi nas o tym fakcie, nie otrzymamy osobnego zawiadomienia, jednak gdy wraz z wnioskiem o wpis domagaliśmy się wydania zaświadczenia to właśnie doręczenie zaświadczenia będzie oznaczać, że nasze przedsiębiorstwo zostało wpisane do rejestru. W przypadku natomiast, gdy Dyrektor Izby Skarbowej odmówił wpisania do rejestru wnioskodawcy przysługuje środek zaskarżenia w postaci wniosku o ponowne rozpoznanie sprawy. Od momentu wpisania do rejestru można świadczyć usługi objęte wpisem.

Czy każda firma oferująca wirtualne biuro jest wpisana do rejestru?

Nie. Wiele osób prowadzących takie firmy po prostu nie jest świadoma tego, że aby prowadzić taką działalność muszą uzyskać wpis do rejestru. Dla Klienta wpis do rejestru powinien być rękojmią tego, że osoby zarządzające wirtualnym biurem znają się na swojej pracy i urząd skarbowy nie odmówi im rejestracji siedziby na potrzeby uzyskania statusu czynnego podatnika  VAT.

Co grozi za brak wpisania do rejestru?

Dyrektor Izby Skarbowej w przypadku ustalenia, że przedsiębiorąc prowadzi działalność objętą wpisem do rejestru pomimo braku uprawnień nakłada na osoby upoważnione reprezentowania podmiotu karę finansową do 100 000 zł.

Czy organ podatkowy może odmówić badania przedsiębiorcy numeru NIP dlatego, że jako siedzibie podał adres wirtualnego biura?

Nie. Pamiętajmy jednak, że pracownicy urzędu skarbowego nie są prawnikami, bez względu czy zajmują stanowisko referenta, czy eksperta podatkowego. Często spotykamy się z tym, ze przedsiębiorcy uważają, że osoba zatrudniona w urzędzie skarbowym np. na stanowisko eksperta podatkowego posiada kierunkowe wykształcenie. Nic bardziej mylnego, osoba taka nie musi posiadać nawet wykształcenie prawniczego, a tym bardzie uprawnień do wykonywania zawodu prawniczego. Z uwagi na ten fakt nie warto, aby do każdego postępowania zaangażować adwokata, radcę prawnego lub doradcę podatkowego. Sytuacja gdy przedsiębiorcą uchylano numer NIP lub odnawiano jego rejestracji z powodu korzystania z usług wirtualnego biura nie są już aktualnie spotykana. Pamiętajmy jednak, że gdyby taka sytuacja nastąpiła to można zwrócić się o interwencję do radców prawnych, którzy są zatrudnieni w każdym urzędzie skarbowym. Osoby takie mogą wytłumaczyć pracownikowi zajmującego się sprawą, że jego stanowisko jest błędne.

Naczelny Sąd Administracyjny w uzasadnieniu do wyroku z dnia 5 sierpnia 2014 r. wydanego w sprawie o sygn. akt II FSK 3549/13 stwierdził, że okoliczność wskazania adresu siedziby w biurze, w którym zarejestrowano wiele podmiotów lub nawet w klasycznym biurze wirtualnym nie jest przesłanką odmowy nadania numeru NIP. Z tezy tego wyroku jednoznacznie zatem wynika, że organ podatkowy nie może odmówić nadania numeru NIP tylko z powodu zarejestrowania firmy lub spółki pod adresem nawet typowego wirtualnego biura czy klasycznego coworkingu.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w uzasadnieniu do wyroku z dnia 7 sierpnia 2013 r. wydanego w sprawie o sygn. I SA/Łd 436/13 sformułował jeszcze dalej idącą tezę, że organ podatkowy nie ma prawa badania, czy pod adresem podanym jako siedziba spółki są podejmowane czynności zarządcze spółki oraz faktycznie wykonywana jest działalność gospodarcza w tym miejscu. W postępowaniu o nadanie numeru NIP lub jego uchylenie okoliczność, że siedziba podatnika znajduje się w tak zwanym wirtualnym biurze lub biurze, z którego korzystają także inni podatnicy nie ma znaczenia.

Wirtualne biuro, a rejestracja do VAT

W tym przypadku organ podatkowy również nie ma prawa odmówić rejestracji podmiotu – podatnika, jednak jest uprawniony do badania gdzie faktycznie jest wykonywana działalność gospodarcza. Organ podatkowy nie ma jednak prawa odmówić rejestracji podatnika na gruncie podatku VAT jedynie z uwagi na fakt, że jego siedziba znajduje się w wirtualnym biurze lub biurze coworingowym.

Na gruncie podatku VAT warto przytoczyć orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Odmowa rejestracji podatnika na gruncie podatku VAT, który jest zarejestrowani w wirtualnym biurze jest typowym problemem polskiego systemy podatkowego. Na zachodzie Europy nigdy takie sytuację nie występowały. Odmawianie rejestracji przedsiębiorców na gruncie podatku VAT jest szkodliwe dla gospodarki. Trybunał stwierdził, że oczywiście organ podatkowy ma prawo odmówić rejestracji na gruncie podatku VAT, w celu zapobieżenia oszustwom podatkowym, jednak musi mieć dowody i przesłanki, które popełnienie takich czynów uprawdopodabniają, a taką przesłanką niewątpliwie nie jest fakt korzystania z usług wirtualnego biura. Odmowa nadaniu numeru VAT jest środkiem, który powinien być używany w ostateczności.

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w uzasadnieniu do wyroku z dnia 14 marca 2013 r., wydanego w sprawie o sygn., akt. C-527/11 stwierdził, że artykuły 213, 214 i 273 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej należy interpretować w ten sposób, że stoją one na przeszkodzie temu, by organ skarbowy państwa członkowskiego odmawiał nadania numeru identyfikacji podatkowej do celów podatku od wartości dodanej spółce z tego tylko powodu, że w mniemaniu tego organu nie posiada ona środków materialnych, technicznych i finansowych do wykonywania zgłaszanej działalności gospodarczej oraz że właścicielowi udziałów tej spółki uprzednio wielokrotnie nadawano taki numer dla innych przedsiębiorstw, które nie prowadziły rzeczywistej działalności gospodarczej oraz których udziały były przekazywane innym osobom wkrótce po otrzymaniu rzeczonego numeru, jeżeli dany organ skarbowy nie ustali, w świetle obiektywnych czynników, że istnieją poważne przesłanki pozwalające podejrzewać, że nadany numer identyfikacji podatkowej do celów podatku od wartości dodanej zostanie wykorzystany do popełnienia oszustwa. Do sądu odsyłającego należy dokonanie oceny, czy wskazany organ skarbowy przedstawił poważne przesłanki istnienia groźby oszustwa w sprawie będącej przedmiotem postępowania głównego.

Jak widać zarówna wykładnia przepisów prawa polskie jak i europejskiego, a także orzecznictwo Sądów potwierdza, że rejestracja spółki lub firmy pod wirtualnym adresem nie jest przesłanką odmowy nadania numeru VAT. Dodatkowo z uwagi na powstały w 2021 rejestr wirtualnych biur (działalności na rzecz spółek i trustów) przedsiębiorcy korzystający z wirtualnych biur są poddani dodatkowej weryfikacji, a więc ryzyko nadużyć jest w ich przypadków mniejsze w porównaniu do przedsiębiorców wynajmujących tradycyjne biura, którzy nie podlegających dodatkowej weryfikacji.

Umowa o wirtualne biura

Umowa o wirtualne biuro jest rodzajem umowy wynajmu, która charakteryzuje się tym, że Najemca nie ma prawa do używania lokalu w takim szerokim zakresie, jak w przypadku tradycyjnej umowy najmu. Najemca ma prawo korzystać z adresu nieruchomości, np. w celu podania go na potrzeby rejestracji spółki lub firmy, czy umieszczenia na stronie internetowej. Najemca wirtualnego biura nie ma swobodnego dostępu do lokalu, gdyż przede wszystkim nie posiada kluczy do lokalu. Najczęściej w wirtualnych biurach wydzielana jest przestrzeń coworkingowa i sala konferencyjna która jest ogólnie dostępna dla Klientów wirtualnego biura. Co ważne zawsze jakaś osoba obsługuje wirtualne biuro. Najczęściej pracownik wirtualnego biura posiada swoje stanowisko na recepcji, która stanowi osobny pokój lub jest częścią wydzieloną z korytarza lub przestrzeni biurowej.

Wirtualne biuro, a ochrona danych osobowych

Firmy zajmujące się prowadzeniem wirtualnych biur muszą wdrożyć procedury, w zakresie ochrony danych osobowych. Pracownicy wirtualnego biura przetwarzają ogromnie ilości danych osobowych, gdyż zajmują się obsługą korespondencji Klientów. Ważne jest ustanowienie nie tylko wewnętrznych regulaminów ochrony danych osobowych Klientów wirtualnego biura, ale także zapewnienie środków technicznych zabezpieczających poufność tych danych. W wirtualnym biurze powinny znajdować się szafy, najlepiej zamykane na klucz, a ponadto należy zabezpieczyć również komputery i systemu informatyczne przed wyciekiem danych lub i uzyskaniem do nich dostępu przez osoby nieuprawnione. Warto także pamiętać, ze wirtualne biuro powinno chronić nie tylko dane osobowe w rozumieniu przepisów rozporządzenia on ochronie danych osobowych, ale także inne ważne z punktu widzenia Klienta informację, np. tajemnicę przedsiębiorstwa.

Wirtualne biuro, a AML

Od 2018 r. podmioty prowadzące wirtualne biuro są zobowiązane do stosowania jako instytucję zobowiązanie przepisów ustawy o przeciwdziałaniu prania brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu. W związku z tym faktem przedsiębiorcy tacy zostali zobowiązani do dokonywania okresowych ocen ryzyka prania brudnych pieniądzu i finansowania terroryzmu ustanowienia wewnętrznej procedury zgodnej z ustawą, która regulować będzie zasady ustalania danych indentyfikacyjnych Klientów, ich weryfikacji, a także zgłaszania nieprawidłowości i przeprowadzania ocen ryzyka. Każdorazowo przed nawiązaniem stosunku gospodarczego firma oferująca wirtualne biuro jest zobowiązana do podjęcia kilku rutynowych działań takich jak:

• ustalenie danych Klienta oraz osób go reprezentujących, a także beneficjentów rzeczywistych,
• weryfikacja tożsamości Klienta za pomocą dokumentów tożsamości lub środków komunikacji elektronicznej,
• ustalenie czy beneficjenci rzeczywiści Klienta zajmują eksponowane stanowiska polityczne znajdują się na listach sanacyjnych lub też zostali skazani za niektóre rodzaje przestępstw na podstawię złożonych przez beneficjentów rzeczywistych oświadczeń, systemów, informatycznych automatycznie przeszukujących bazy danych oraz wszelkich innych źródeł informacji, w tym danych zamieszczanych w Internecie,
• ustalenie poziomu ryzyka nadużyć przez Klienta na podstawi zgromadzonych danych, i narzędzi informatycznych.

Dodatkowo, w przypadku wykrycia ryzyka prania brudnych pieniędzy lub finansowania terroryzmu wirtualne biuro ma obowiązek z zawiadomić o zaistniałym fakcie głównego Inspektora Informacji Finansowej. W przypadku natomiast, gdy stopień ryzyka nadużyć po stronie Klienta znajduje się na nieakceptowanym poziomie wirtualne biuro w Krakowie ma prawo odmówić zawarcia umowy. Dotyczy to między innymi sytuacji, gdy Klient jest podmiotem zagranicznym i dział na terenie Państwa, w którym ryzyko orania brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu jest wysokie.

Warto pamiętać, ze wirtualne biuro posiada status instytucji zobowiązanej bez względu na to, czy jest wpisane do rejestru działalności na rzecz spółek i trustów.

Nasze wirtualne biuro w Krakowie najczęściej weryfikuję tożsamości osoby zawierającej umowę na podstawie profilu zaufanego, gdyż jest to narzędzie, które minimalizuje ryzyko nadużyć, w zakresie kradzieży tożsamości.