Informacje podstawowe na temat usługi wirtualnego biura w Krakowie

Czym wyróżniają się wirtualne biuro w Krakowie jeżeli chodzi o wykończenie lokalu?

Przy wyborze wirtualnego biura niektórzy Klienci zwracają uwagę na wygląd oferowanego lokalu. Jakość wykończenia lokalu, w którym znajduje się wirtualne biuro wpływa na jego estetykę. Osoba, która chce zacząć prowadzenie wirtualnego biura musi wybrać odpowiedni, już wyremontowany lokal lub samemu zadbać o jego wykończenie. Jedną z podstawowych zalet wirtualnego biura jest to, że Klient nie musi martwić się o zakup i konserwację lokalu swojego biura oraz jego wyposażenia. O to wszystko muszą zadbać pracownicy wirtualnego biura. To rozwiązanie jest bardzo podobne do wynajmu samochodu na dni lub godziny. Wtedy również nie musimy martwić się o ubezpieczenie samochodu, czy regularne przeglądy, a używamy pojazd, tylko gdy mamy taką potrzebę, a jeżeli zaistnieje jakiś problem to wynajmujący musi go rozwiązać. Jeżeli szukasz wirtualnego biura w Krakowie najlepiej rozważyć wszystkie za i przeciw skorzystania z usług konkretnej firmy.

Podłoga w lokalu wirtualnego biura

Podłoga drewniana w lokalu

Najdroższym rozwiązaniem jest podłogą z listew drewnianych. Ze względu na astronomiczne ceny drewna takie rozwiązanie można nazwać wręcz luksusowym. Zaletą takiego rozwiązania jest odporność podłogi na wodę oraz możliwość jej odświeżenia po kilku latach przy pomocy cykliniarki. W przeciwieństwie do płytek ceramicznych deski podłogowe z drewna są odporne na stłuczenia. Atutem drewna jest też jego piękny wygląd.

Podłoga z paneli winylowych

Znacznie tańszym rozwiązaniem są panele winylowe. Od tradycyjnych paneli materiał ten wyróżnia wodoodporność. Podobnie jak deski drewniane panele są odporne na stłuczenia. Niestety w przeciwieństwie do desek podłogowych zniszczone panele muszą zostać wymienione, gdyż ze względu na swoją budowę nie nadają się do renowacji. Wyglądem panele winylowe przypominają drewniane listy, więc wizualnie prezentują się doskonale. Wybór tego rodzaju materiału podłogowego do wirtualnego biura jest zatem kompromisem pomiędzy ceną, a jakością materiału.

Płytki ceramiczne w wirtualnym biurze

Płytki ceramiczne są oczywiście odporne na wodę, ale ich wadą jest brak odporności na uszkodzenia oraz mniej wyrafinowany wygląd. Jest to rozwiązanie raczej ekonomiczne, chociaż można znaleźć także droższe materiały ceramiczne. Rozwiązanie to jest popularne w lokalach gastronomicznych oraz medycznych.

Panele podłogowe w lokalu

Zwykłe panele to rozwiązanie najtańsze, które jednak w większości wypadków spełnia swoją funkcję. Największą wadą zwykłych paneli jest ich mała trwałość i brak odporności na wodę.

Wykładzina jako materiał wykończeniowych biura

Ostatnim rozwiązaniem jest co do zasady wykładzina. Gumowa wykładzina co prawda jest odporna na wodę, ale najczęściej ulega przebarwieniami w wyniku kontaktów ze związkami chemicznymi. Wykładzina taka łatwo również ulega uszkodzeniom, bo o ile upadek ciężkiego przedmiotu nie uszkodzi jej jak w przypadku ma to miejsce, gdy zdecydowaliśmy się na płytki ceramiczne, jednak nawet drobny kontakt z ostrym narzędziem może prowadzić do jej rozerwania. Co ważne wykładzina stanowi jednolitego materiał, dlatego nawet drobne uszkodzenie wiążę się najczęściej z koniecznością wymiany całej podłogi. Istnieją także wykładziny dywanowe. Wykładziny dywanowe to nie jest jednak dobre rozwiązanie do biura wirtualnego. 

Ściany w lokalu wirtualnego biura w Krakowie

Wykończenie ścian w lokalu w istotny sposób wpływa na jego odbiór wizualny. Standardem jest pokrycie ścian gładzią gipsową i wyszlifowanie przed nałożeniem farby, gdyż ściana pomalowana na goły tynk nie wygląda estetycznie. Biura najczęściej są malowane na kolory w odcieniu szarości lub błękitu, gdyż wyglądają one wówczas bardziej profesjonalne, a kolory te budzą raczej neutralne, bądź pozytywne skojarzenia.

Jaki jest koszt remontu lokalu na potrzeby wirtualnego biura?

W 2022 koszt kapitalnego remontu lokalu biurowego  o powierzchni 20 metrów kwadratowych to około 10-15 tys. Na ten koszt składa się zarówno robocizna jak i zakupienie niezbędnych materiałów budowlanych. Kwota ta nie obejmuje natomiast wyposażenie lokalu.

Jeżeli lokal nie jest własnością firmy oferującej wirtualne biuro w Krakowie potrzebna jest także zgoda na remont od jego właściciela. Jeżeli zaś lokal znajduje się w zabytkowym budynku, których w Krakowie nie brakuje to remont nie może zmieniać pierwotnego, zabytkowego charakteru architektury budynku i jego wnętrza. Jeżeli zatem budynek lub lokal został wybudowany w danym stylu architektonicznym to przy remoncie należy ten fakt uwzględnić tak, aby historyczny wygląd został zachowany. W takim przypadku pracę budowlane mogą kosztować jeszcze więcej, a ponadto konieczne jest uzyskanie pozwolenia na ich przeprowadzenie. Ma to jednak też swoje zalety, gdyż niektórzy Klienci cenią niestandardowy wygląd lokalu. Takie miejsca mają swoją dusze i jest w nich coś niezwykłego co przyciąga wzrok.

Czy standard wykończenia lokalu wpływa na cenę wirtualnego biura w Krakowie?

Najczęściej tak. Skoro właściciel wirtualnego biura poniósł koszty na remont lokalu, to musi to znaleźć odzwierciedlenie w wysokości czynszu. Najczęściej najwyższe standardy prezentują biura serwisowane, gdyż ich Klienci szczególnie cenią sobie wysoki standard i estetykę.

Jakie wyposażenie powinno znajdować się w wirtualnego biurze w Krakowie?

Równie ważne jak jakość wykończenia lokalu jest jego wyposażenie. Lokal wirtualnego biura to nie może być miejsce z pustymi ścianami bez żadnego sprzętu dlatego w takim lokalu powinny znajdować się przedmioty takie jak:

• funkcjonalne biurko z ergonomicznym fotelem oraz komputerem i dostępem do Internetu
• zamykana, najlepiej metalowa szafa na dokumenty,
• duży stół z krzesłami dla kontrahentów i Klientów,
• urządzenie wielofunkcyjne,
• silent room.

Funkcjonalne biurko z ergonomicznym fotelem

Jeżeli mamy pracować w wirtualnym biurze musimy mieć zapewnione odpowiednie warunki. Komputer to w dzisiejszych czasach podstawowe narzędzie pracy. Oczywiście urządzenie takie musi mieć dostęp do Internetu, gdyż w przeciwnym przypadku jest zazwyczaj bezużyteczne. Ergonomiczny fotel zapobiega powstawaniu schorzeń kręgosłupa osób, które muszą spędzać dziennie wiele godzin przed ekranem komputera. Biurko powinno również umożliwić ergonomiczną pracę. Ważna jest także odpowiednia wysokości biurka oraz to, aby znajdowały się w nim szafki umożliwiające łatwy dostęp do potrzebnych w pracy przedmiotów.

Zamykana szafa na dokumenty

Odpowiednie zabezpieczenie dokumentów, zwłaszcza poufnych zawierających tajemnicę przedsiębiorstwa lub dane osobowe powinno być priorytetem. Generalny Inspektor Danych osobowych zaleca, aby dokumenty zawierające dane osobowe były zawsze przechowywane w zamykanej szafce. Oczywiście najlepiej, aby taka szafa była wykonana z metalu o odpowiedniej grubości, tak, aby utrudnić włamanie się do niej.

Duży stół konferencyjny z krzesłami

Jeżeli w biurze mają się odbywać spotkania lub posiedzenia władz spółki to stół z krzesłami na pewno się przyda, w wręcz będzie niezbędny. Wbrew pozoruje wyposażenie biura w duży stół nie zawsze jest standardem. Oczywiście w taki mebel wyposażona jest sala konferencyjna, jednak naszym zdaniem dobrym rozwiązaniem jest także umieszczenia stołu i krzeseł w samym gabinecie przedsiębiorcy.

Urządzenie wielofunkcyjne w wirtualnym biurze

Urządzenie wielofunkcyjne do wspólnego użytku Klientów i pracowników wirtualnego biura to "must have" wyposażenia każdego wirtualnego biura. Urządzenie to powinno pracować w trybie druku laserowego, że względu na większą wydajność i szybkość druku. Bezwzględnie musi być także podłączone do sieci WiFi, gdyż używanie w tym celu kabli to już dawno przeżytek. Standardem powinien być automatyczny druk dwustronny oraz podajnik MDF umożliwiający dwustronne skanowanie dokumentów. Dobrze jest również, gdy wirtualne biuro dysponuje urządzeniem zastępczym, nawet o znacznie gorszych parametrach i mniejszej liczbie funkcjonalności tak aby w razie awarii głównego urządzenia istniała możliwość kontynuowania normalnej pracy.

Silent room

Jeżeli z biura korzysta kilka osób lub też w trakcie spotkaniu w biurze chcesz mieć zapewnioną pełną dyskrecję to problem taki może rozwiązać tylko kabina w silent room-ie. Kabiny te pierwotnie służyły do rozmów telefonicznych w biurach zaaranżowanych w otwartej przestrzeni open space. Silent room-y nazywane są też budkami akustycznymi, gdyż ich ściany wykonane są z materiałów w sposób minimalny przypuszczającymi dźwięk. Wadą kabin akustycznych jest bez wątpienia cena. Koszt takiej kabiny, która pomieścić jedną osobę wynosi nawet kilka tysięcy złotych, natomiast w przypadku zakupu kabiny akustycznej na potrzeby stworzenia małej sali do spotkań trzeba liczyć się wydatkiem kilkudziesięciu tysięcy złotych. Nie są to małe pieniądze i pewnie dlatego pomimo doskonałej funkcjonalności kabiny akustyczne nie cieszą się taką popularnością jak powinny. Najczęściej silent room-y są instalowane w dużych korporacjach, które mogą sobie pozwolić na taki wydatek. Dostęp do silent room-ów oferują także profesjonalne biura serwisowane, co-workingowe, rzadziej wirtualne biura. Obecnie ciężko znaleźć ofertę leasingu kabin akustycznych, co mogłoby zainteresować przedsiębiorców, w tym tych działających w ramach branży wirtualnych biur, którzy nie dysponują wymaganym kapitałem umożliwiającym zakup takiej instalacji.

Ile kosztuje wyposażenie wirtualnego biura?

Oczywiście wszystko zależy od tego jakie urządzenia i meble zakupimy oraz z jakiej półki cenowej. Na koszty te składają się następujące pozycję:

• zakup dobrego komputera stacjonarnego : od 2 000 zł do 6 000 zł
• biurko do pracy wraz z fotelem obrotowym: od 500 zł do 2500 zł
• urządzenie wielofunkcyjne: od 2 000 zł do 12 000 zł
• zamykana, metalowa szafa na dokumenty: od 2500 zł do 7 000 zł

Jak widać koszt wyposażenia jednego gabinetu, w ramach wirtualnego biura w Krakowie to koszt od 7 000 zł do nawet 27 500 zł. Doliczając koszty remontu kwota ta wzrośnie minimalnie do 17 tys. zł, a maksymalnie do 42 500 zł. Wirtualne biuro jest to zatem biznes, który ciężko rozpocząć bez nakładów finansowych.

System CRM dla wirtualnego biura

W obecnych czasach niemal każde wirtualne biuro pracuje na systemie CRM. System ten umożliwia zarządzanie, przekazywanie i archiwizowanie dokumentów. Dokumenty te to nie tylko poczta przychodząca, ale także umowy, oświadczenia AML, raporty z systemów służących do analizy ryzyka na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w trybie ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a także faktury. Systemy CRM pozwalają także na identyfikowanie płatności od Klientów. Do systemu CRM powinien mieć dostęp także Klient oczywiście, tylko w zakresie dokumentów, które go dotyczą.

Jak sprawdzić wyposażenie wirtualnego biura?

Wyposażenie wirtualnego biura w Krakowie można sprawdzić w jeden prosty sposób – po prostu osobiście obejrzeć lokal, a jeżeli nie jest to możliwe poprosić pracownika o wykonanie zdjęć lokalu, względnie krótkiego filmu.

Czy Klient może publikować publiczne zdjęcia lokalu wirtualnego biura?

Co do zasady tak. Jest to w końcu lokal siedziby, a wiec jego zdjęcia i filmy mogą być wykorzystane w działaniach marketingowych, przy tym nie ma obowiązku, aby użytkownik wirtualnego biura informował publicznie o tym, że nie wynajmuje lokalu na wyłączność, a jedynie ma niego dostęp do zasadzie wirtualnego biura. Nie dotyczy to oczywiście wizerunku pracowników wirtualnego biura i innych przedsiębiorców, którzy korzystają z biura, a jedynie samej przestrzeni biurowej i jej wyposażenia.

Kto odpowiada za wyposażenie wirtualnego biura?

Oczywiście o stan urządzeń znajdujących się w lokalu dbają pracownicy wirtualnego biura, jednak Klienci są zobowiązani do użytkowania tego sprzętu zgodnie z jego przeznaczeniem. W przypadku celowego uszkodzenia sprzętu biurowego lub wynikającego z rażącego niedbalstwa Klient może zostać zobowiązany do pokrycia kosztów naprawy lub wymiany. Takie przypadku jednak bardzo rzadko się zdarzają, nie mniej jednak warto zwrócić uwagę na to, by eksploatować meble, urządzenia wielofunkcyjne, a także komputer w sposób racjonalny, tak aby nie spowodować szkody. W razie potrzebny pracownik wirtualnego biura może przeprowadzić instruktaż lub pomóc w obsłudze, co dotyczy zwłaszcza urządzenia wielofunkcyjnego. Nigdy Klient nie jest sam w lokalu, dlatego zawsze jest ktoś gotowy do pomocy.